Datenschutz­erklärung

Version 1.2.2 · veröffentlicht am 8. Oktober 2026

1. Wer sind wir?

StatementBridge ist ein Dienst von FIDURO B.V., ansässig in Stephensonweg 6, 4207 HB Gorinchem, Niederlande. Handelsregisternummer (KvK): 78200695. USt-IdNr.: NL861300221B01.

Für Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder Ihren personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns bitte unter statementbridge@fiduro.nl.

2. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

2.1 Kontodaten

  • E-Mail-Adresse: für Anmeldung, Kontoverwaltung und Service-E-Mails.
  • Passwort: als bcrypt-Hash gespeichert (nicht lesbar). Bei Registrierung über einen Anmeldelink setzen wir ein zufälliges, unbekanntes Passwort.
  • Anzeigename: optional.
  • Einstellungen: Sprache, Design, Datumsformat, Standard-Buchhaltungssoftware, aktivierte Formate sowie gewählter KI-Anbieter und gewähltes Modell.
  • Konto- und Nutzungsdaten: Tarif, Credits und das Credit-Hauptbuch (jede Gut- und Lastschrift Ihres Guthabens), Probekonvertierungen und Monatszähler, E-Mail-Verifizierung, letzte Anmeldung, fehlgeschlagene Anmeldeversuche und vorübergehende Sperre, Abmeldung von Tipp- und Angebots-E-Mails sowie Versandzeitpunkte von Service-, Tipp- und Angebots-E-Mails.
  • Herkunft und Einladungen: die Seite, über die Sie sich registriert haben, Ihr Einladungscode und gegebenenfalls, wer Sie eingeladen hat.

2.2 Konvertierungsdaten

Die Quelldatei wird spätestens 1 Stunde(n) nach dem Upload gelöscht; bleibt sie durch eine Unterbrechung zurück, entfernt die automatische Bereinigung sie in der Regel innerhalb von 25 Stunden. Exportdateien enthalten Transaktionsdaten und stehen höchstens 24 Stunden zum Download bereit; danach werden sie bei der nächsten Bereinigung gelöscht. Konvertierungsmetadaten und von Ihnen gespeicherte Kontodaten bleiben erhalten. Dateien, die Sie uns selbst per E-Mail schicken, etwa bei einer Supportanfrage, bleiben in unserem Support-Postfach, bis wir sie löschen; bitte keine vollständigen Kontoauszüge anhängen. Verbindungen nutzen HTTPS; Anwendung und Datenbank laufen in Frankfurt. Bei einem KI-Scan geht der PDF-Inhalt an den KI-Anbieter.

Konvertierungsprotokolle enthalten Formate, Anzahl, Status, Fehlerdiagnostik und Einstellungen einschließlich einer maskierten Kontonummer. Freitext-Feedback und Fehlermeldungen können personenbezogene Daten enthalten. Gespeicherte Profile und das Adressbuch enthalten Ihre Kontodaten; darin enthaltene IBANs werden verschlüsselt gespeichert.

Bei jedem Upload vergibt der Server eine Upload-ID mit einem Fingerabdruck (Hash) der Quelldatei, ohne deren Inhalt; bei einer Konvertierung bewahren wir zusätzlich kurzzeitig einen Fingerabdruck der Geldbewegungen (Daten, Beträge, Soll/Haben) auf. Damit können Sie dieselbe Datei mit denselben Beträgen innerhalb von 24 Stunden kostenlos erneut exportieren. Die Fristen stehen in §3a.

Wenn Sie Feedback geben, speichern wir, ob der Import gelungen ist, Ihren etwaigen Kommentar, Quell- und Zielsoftware, die Sprache und ob wir Sie kontaktieren dürfen; ohne Konto auch die angegebene E-Mail-Adresse. Nachrichten über das Kontaktformular erhalten wir per E-Mail; sie werden nicht in der Anwendung gespeichert.

2.3 Technische Daten

  • IP-Adresse und User Agent werden unter anderem bei Zustimmung zu den Bedingungen erfasst; IP-Adressen dienen auch zur Begrenzung des Missbrauchs kostenloser Konvertierungen. Gespeicherte IP-Adressen werden nicht anonymisiert.
  • User Agent: erfasst bei Annahme (einer neuen Fassung) der AGB.
  • Sitzungsinformationen: Anmeldestatus und Schritt im Assistenten (ohne Transaktionsdaten).

2.4 Zahlungsdaten

Stripe-Kunden-ID, Abonnement-ID, Abonnementstatus und Enddatum sowie eine Aufzeichnung Ihrer Zahlungen (Betrag, USt., Zeitpunkt, Stripe-Referenz). Stripe legt einen Kundendatensatz (mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Namen) an, sobald Sie eine Zahlung starten. Rechnungsdaten wie Adresse und USt-IdNr. geben Sie bei Stripe ein. Karten- und iDEAL-Daten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet; wir speichern keine Zahlungsdaten.

2.5 Eigener KI-Schlüssel (optional, Pro)

Verschlüsselt gespeichert (Fernet: AES-128 mit HMAC) und nur für KI-Extraktionen verwendet, die Sie selbst starten.

3. Wofür verwenden wir Ihre Daten?

Zweck Rechtsgrundlage (DSGVO)
Erstellung und Verwaltung Ihres KontosVertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
Konvertierung von Dateien einschließlich KI-Extraktion nach Ihrer Bestätigung und der kostenlose erneute Export derselben DateiVertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b)
Zahlungen, Abonnements und RechnungenVertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b) und gesetzliche Aufbewahrungspflicht (lit. c)
Festhalten, welche Fassung der AGB Sie akzeptiert habenBerechtigtes Interesse am Nachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. f)
Sicherheit und Missbrauchsbegrenzung (Anfragelimits, Anmeldesperre, IP-Prüfung bei kostenlosen Konvertierungen)Berechtigtes Interesse (lit. f)
Service-E-Mails zu Ihrem Konto sowie Tipps, Erinnerungen und Angebote zur Nutzung des Dienstes (Direktwerbung an Bestandskunden)Berechtigtes Interesse (lit. f); Tipps, Erinnerungen und Angeboten können Sie jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2) über den Abmeldelink oder Ihre Kontoeinstellungen
Qualität und Statistik des Dienstes (Konvertierungsmetadaten, Feedback)Berechtigtes Interesse (lit. f)
Website-Statistik und Kampagnenmessung (Google Analytics)Einwilligung (lit. a), widerruflich
Beantwortung von KontaktanfragenBerechtigtes Interesse (lit. f)

Die Aufbewahrungsfristen je Datenkategorie stehen in §3a.

3a. Aufbewahrungsfristen

  • Hochgeladene Quelldateien: nach der Verarbeitung gelöscht (normalerweise noch während derselben Anfrage). Bleibt eine Datei zurück, weil eine Verarbeitung unterbrochen wurde (z. B. durch einen Neustart), wird sie nach frühestens 1 Stunde bei der nächsten Bereinigung gelöscht (täglich oder früher bei einer folgenden Verarbeitung).
  • Exportdateien: bis zu 24 Stunden herunterladbar und nur durch das Konto, das sie erstellt hat; danach bei der täglichen Bereinigung physisch gelöscht.
  • Upload-Identität (eine vom Server vergebene Upload-ID mit einem Fingerabdruck der Quelldatei, ohne Inhalt): 24 Stunden; der Fingerabdruck der Geldbewegungen einer Konvertierung (Daten, Beträge, Soll/Haben): 48 Stunden. Sie ermöglichen einen kostenlosen erneuten Export derselben Datei. Kennungen von KI-Scan-Aufträgen werden 48 Stunden aufbewahrt.
  • Assistentenstatus auf dem Server (ohne Transaktionsdaten): 24 Stunden gültig; danach bei der täglichen Bereinigung gelöscht.
  • Konto, Einstellungen, Profile, Adressbuch, Tarif, Credits und das Credit-Hauptbuch (der finanzielle Prüfpfad Ihres Guthabens), Zähler und E-Mail-Versandzeitpunkte: bis Sie Ihr Konto löschen.
  • Konvertierungsmetadaten (Format, Anzahl, Status, Zeitpunkt, Einstellungen mit maskierter Kontonummer, Fehlerdiagnose): solange Ihr Konto besteht, wobei technische Fehlerdetails nach 90 Tagen und Fehlermeldung und Einstellungen nach 365 Tagen gelöscht werden. Bei Kontolöschung werden sie von Ihrem Konto getrennt, nur statistische Felder (Format, Anzahl, Status, Zeitpunkt) bleiben erhalten. Fehlerdiagnosen von Uploads ohne Konto werden ohne Kontobezug aufbewahrt.
  • Feedback: Ihr Kommentar wird nach 730 Tagen gelöscht, die Bewertung bleibt, bis Sie Ihr Konto löschen; die Kontaktadresse bei Feedback ohne Konto wird nach 180 Tagen gelöscht.
  • Annahme der AGB (Fassung und Zeitpunkt): bis Sie Ihr Konto löschen. Die dabei erfassten Angaben zu IP-Adresse und User Agent sowie die IP-Adresse zur Missbrauchsbegrenzung kostenloser Konvertierungen werden nach 180 Tagen gelöscht.
  • Rechnungen und Zahlungsaufzeichnungen (bei Stripe und in unserer Verwaltung): solange die gesetzliche Aufbewahrungspflicht gilt (in der Regel 7 Jahre), auch nach Kontolöschung.
  • Versendete E-Mails beim E-Mail-Dienst: gemäß dessen Aufbewahrungsfrist.
  • Server- und Fehlerprotokolle beim Hosting-Anbieter: gemäß dessen Aufbewahrungsfrist.
  • Datenbank-Backups: gelöschte Daten können höchstens 7 Tage in den Datenbank-Backups des Hosting-Anbieters (Render) verbleiben; danach sind diese Backups überschrieben. Nach einer Wiederherstellung aus einem Backup führen wir Löschungen, die nach dem Backup-Zeitpunkt erfolgten, erneut aus.
  • Kontaktnachrichten: in unserem Postfach, solange es für die Bearbeitung nötig ist.

4. Zwei Verarbeitungsabläufe

StatementBridge hat zwei Verarbeitungsabläufe mit unterschiedlichen Risikoprofilen:

4.1 Deterministische Konvertierung (Standard)

Ohne KI verarbeitet die Anwendung Dateien in Frankfurt. Parser erkennen und normalisieren die Daten; bei CSV und Excel wählen Sie bei Bedarf die Spaltenzuordnung. Prüfen Sie Beträge, Daten, Währungen und Salden vor dem Import. Dabei wird kein Transaktionsinhalt an einen KI-Anbieter gesendet.

4.2 KI-PDF-Extraktion (optional)

  1. Text-PDFs werden zunächst ohne KI verarbeitet. Gelingt das nicht zuverlässig, können Sie die KI-Extraktion wählen; die KI startet erst nach Bestätigung.
  2. KI-Scan mit Credits: Vor dem Scan zeigt der Dienst die Anzahl der Credits an, die er kostet, und bittet um Bestätigung. Die Credits werden beim Start abgebucht und bei einer fehlgeschlagenen Extraktion automatisch erstattet (spätestens innerhalb von 24 Stunden); verhindert eine Störung dies, stellt FIDURO sie nach Meldung wieder her. Dieselbe PDF kann innerhalb von 24 Stunden bis zu 2-mal kostenlos erneut gescannt werden, wenn das Ergebnis verloren ging. Dieser Scan nutzt Mistral AI als Unterauftragsverarbeiter von FIDURO.
  3. Eigener API-Schlüssel (Pro): Sie können Ihren eigenen Schlüssel von Anthropic, OpenAI, Google, Mistral oder xAI verwenden. Die Verarbeitung durch diesen Anbieter unterliegt dem Vertrag zwischen Ihnen und Anbieter; die Kosten zahlen Sie direkt an den Anbieter.
  4. Die KI-Extraktion sendet Text oder Seitenbilder der PDF samt etwaiger personenbezogener Daten an den jeweiligen Anbieter. Die KI-Extraktion unterstützt höchstens 50 Seiten pro Datei. Der Export des Ergebnisses zählt gesondert als Konvertierung.
  5. KI-Ergebnisse können Fehler enthalten; Sie prüfen alle extrahierten Transaktionen vor der Verwendung.

5. Dritte und Unterauftragsverarbeiter

ParteiZweckStandort
Render (Render Services, Inc., USA) Hosting von Anwendung, Datenbank, temporären Dateien und Serverprotokollen Hosting-Region Frankfurt (EU)
Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA) Netzwerk- und DDoS-Schutz des gesamten Webverkehrs (TLS), einschließlich hoch- und heruntergeladener Dateien; eingesetzt über den Hosting-Anbieter oder direkt (die Vertragskette wird bestätigt) Weltweites Netzwerk; Verarbeitung kann außerhalb des EWR erfolgen
Stripe Zahlungen, Abonnements, Rechnungen und USt.; Stripe erhält Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten EU und USA
Resend (Resend, Inc., USA) Versand von Service- und Konto-E-Mails (Verifizierung, Anmeldelinks, Passwort-Zurücksetzung, Benachrichtigungen, Tipps und Angebote) Gemäß der Versandregion des Kontos
Mistral AI (Mistral AI SAS, Frankreich) KI-Extraktion bei einem KI-Scan mit Credits, nur nach Ihrer Bestätigung: Text oder Seitenbilder aus der PDF Gemäß Vertrag und Kontoeinstellungen von FIDURO bei Mistral AI
Google (Google Ireland Limited; Google LLC, USA) Besucherstatistik und Messung unserer eigenen Werbekampagnen (Google Analytics). Das Google-Tag-Skript wird erst geladen, nachdem Sie über das Cookie-Banner eingewilligt haben; ohne Einwilligung erhält Google nichts. EU und USA

Eigener API-Schlüssel (Pro): Wenn Sie Ihren eigenen Schlüssel von Anthropic, OpenAI, Google, Mistral oder xAI verwenden, senden wir den PDF-Inhalt auf Ihre Anweisung an diesen Anbieter. Dieser Anbieter ist kein Unterauftragsverarbeiter von FIDURO; die Verarbeitung unterliegt Ihrem eigenen Vertrag mit dem Anbieter, einschließlich Ort, Aufbewahrung und Trainingsnutzung.

Den formellen Auftragsverarbeitungsvertrag finden Sie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag.

6. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft und Datenübertragbarkeit (Art. 15 und 20): In den Kontoeinstellungen laden Sie einen JSON-Export der Daten herunter, die wir über Sie speichern, darunter: Kontodaten und Einstellungen, Tarif, Credits und Credit-Hauptbuch, gespeicherte Profile und Adressbuch, Feedback und Ihre Kontaktpräferenz, Konvertierungsmetadaten (ohne Beträge), akzeptierte AGB, Upload-Kennungen, KI-Scan-Aufträge, die Herkunft Ihrer Registrierung und den Status von Service-, Tipp- und Angebots-E-Mails. Andere Daten, die wir über Sie speichern, stellen wir auf Anfrage bereit.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16): Sie können fehlerhafte Daten über Ihre Kontoeinstellungen korrigieren lassen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17): Sie können Ihr Konto in den Kontoeinstellungen löschen, nach erneuter Authentifizierung: mit Ihrem Passwort oder, wenn Sie nie ein Passwort festgelegt haben, über einen neuen Anmeldelink, den wir Ihnen mailen. Ein laufendes Abonnement wird dabei beendet. Was danach noch aufbewahrt wird, steht in §3a.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken.
  • Widerspruchsrecht (Art. 21): Sie können der Verarbeitung auf Grundlage eines berechtigten Interesses widersprechen.
  • Widerspruchsrecht gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2): Sie können sich von Tipps, Erinnerungen und Angeboten über den Abmeldelink am Ende jeder E-Mail mit solchem Inhalt oder über den Schalter „Tipps & Onboarding-E-Mails erhalten“ in Ihren Kontoeinstellungen abmelden. Notwendige Service-E-Mails (Passwort-Zurücksetzung, Anmeldelinks, Zahlungsbestätigung, Konto-Benachrichtigungen) erhalten Sie weiterhin.

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter statementbridge@fiduro.nl. Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb eines Monats.

7. Sicherheit

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Verschlüsselte Übertragung — alle Kommunikation läuft über HTTPS (TLS).
  • Passwort-Hashing — Passwörter werden als bcrypt-Hash gespeichert und nie in lesbarer Form.
  • Verschlüsselte Speicherung von Geheimnissen — API-Schlüssel und IBANs in gespeicherten Profilen und im Adressbuch werden beim Speichern verschlüsselt (Fernet: AES-128 mit HMAC).
  • Begrenzte Aufbewahrung — Quelldateien werden nach der Verarbeitung gelöscht, Exportdateien sind bis zu 24 Stunden herunterladbar; siehe die Aufbewahrungsfristen in der Datenschutzerklärung.
  • Cookies — das Sitzungs-Cookie ist HttpOnly, Secure und SameSite=Strict; das Anmelde-Cookie ist HttpOnly und der Server prüft sein Alter selbst.
  • Anfragelimits — u. a. für Anmeldung, Anmeldelinks, Passwort-Zurücksetzung, Uploads, Exporte und die API sowie eine vorübergehende Sperre nach wiederholten Fehlanmeldungen.
  • Zugriffskontrolle — Downloads sind an das Konto, das die Konvertierung erstellt hat, und an ein Token pro Datei gebunden; Benutzer erreichen nur ihre eigenen Daten; Verwaltungsfunktionen sind auf benannte Administratoren von FIDURO beschränkt.
  • Content Security Policy — beschränkt, welche Skripte die Website laden darf; Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen.
  • Updates — Wir aktualisieren Software und Abhängigkeiten, sobald Sicherheitsupdates verfügbar sind.
  • Protokollierung — Server- und Fehlerprotokolle können personenbezogene Daten wie IP-Adresse, Benutzer-ID und Teile von Fehlermeldungen enthalten; E-Mail-Adressen werden nicht vollständig protokolliert, und in gespeicherten Fehlerdiagnosen werden IBANs und Beträge maskiert.

8. Cookies und lokaler Speicher

StatementBridge verwendet die folgenden Cookies:

CookieTypZweckDauer
session Essenziell Anmeldestatus und Anwendungsfunktionen Bis zum Schließen des Browsers (Inhalt höchstens 24 Stunden gültig)
remember_token Essenziell Angemeldet bleiben auf diesem Gerät 30 Tage oder bis zur Abmeldung; der Server prüft das Alter dieses Cookies selbst
session_token Essenziell Wiedererkennung Ihrer Browsersitzung (kostenlose Konvertierungen, Assistentenfortschritt) 30 Tage
csrf_token Essenziell Schutz gegen Cross-Site-Request-Forgery (CSRF) 24 Stunden
cookie_consent Essenziell Speicherung Ihrer Cookie-Wahl (auch im lokalen Speicher Ihres Browsers) 1 Jahr
_ga, _ga_* Statistik (nur nach Einwilligung) Pseudonymisierte Besucherstatistik (Client-ID) und Messung unserer eigenen Werbekampagnen (Google Analytics) Bis zu 2 Jahre
_gcl_* Werbemessung (nur nach Einwilligung) Nur wenn die Google-Ads-Conversion-Messung aktiv ist: Messung, welche eigenen Anzeigen zu einem Besuch oder einer Registrierung geführt haben Bis zu 90 Tage

Zusätzlich speichert die App im lokalen Speicher Ihres Browsers: Sprach- und Designeinstellung, den Schritt im Assistenten (ohne Transaktionsdaten), Ihre Cookie-Wahl, ob Sie die Feedback-Abfrage deaktiviert haben, und einen Einladungscode aus einem Einladungslink (30 Tage). Die Seite, über die Sie gekommen sind, bleibt im Sitzungsspeicher, bis Sie den Tab schließen.

Statistik- und Werbemessungs-Cookies (Google Analytics) werden erst gesetzt, nachdem Sie über das Cookie-Banner eingewilligt haben. Ohne Einwilligung wird das Google-Tag-Skript gar nicht erst geladen und die Website sendet keine Messdaten an Google; Schriftarten werden von unserem eigenen Server geladen, sodass keine Seite vor Ihrer Wahl etwas bei Google anfragt. Wir nutzen die Messung für pseudonymisierte Besucherstatistik (eine Client-ID in einem Cookie, nicht Ihr Name) und zur Messung der Wirksamkeit unserer eigenen Werbekampagnen. Wir zeigen keine Werbung Dritter und erstellen keine Werbeprofile (personalisierte Werbesignale bleiben deaktiviert). Sie können Ihre Wahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite ändern oder widerrufen; beim Widerruf löschen wir die Google-Analytics-Cookies aus Ihrem Browser und die Website sendet keine Messdaten mehr. Google verarbeitet diese Daten gemäß den Bedingungen von Google Analytics; siehe die Datenschutzerklärung von Google.

9. Beschwerden

Wenn Sie eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte unter statementbridge@fiduro.nl. Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) einzureichen.

10. Datenschutzverletzungen

Im Falle eines Sicherheitsvorfalls, bei dem personenbezogene Daten betroffen sind, meldet FIDURO dies innerhalb von 72 Stunden der niederländischen Datenschutzbehörde, sofern der Vorfall ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellt (Art. 33 DSGVO). Betroffene werden informiert, wenn der Vorfall ein hohes Risiko darstellt (Art. 34 DSGVO). Sicherheitsvorfälle können Sie unter statementbridge@fiduro.nl melden.

11. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung hat eine Versionsnummer; die Änderungsübersicht steht am Ende dieser Seite. Bei wichtigen Änderungen zeigen wir einen Hinweis in der Anwendung und bitten Sie beim nächsten Export, die aktuelle Fassung zu bestätigen.