ICS naar MT940 converteren

International Card Services (ICS) is in Nederland de creditcard-uitgever achter de zakelijke en particuliere kaarten van ABN AMRO, Rabobank, ING en talloze andere merken. ICS levert geen MT940 — alleen een CSV-export of een PDF via Mijn ICS. Voor wie de creditcardtransacties netjes in zijn boekhouding wil zien, betekent dat een tussenstap: converteren naar MT940 of CAMT.053. Op deze pagina leest u hoe.

Wat is anders aan een ICS-export?

• Geen IBAN, wel een kaartnummer. ICS-creditcards hebben geen IBAN. Voor uw boekhouding gebruikt u een fictief IBAN per kaart.
• Uitgaven zijn positief in de CSV. In de standaard ICS-export staat een aankoop als positief bedrag. Voor MT940 hoort dat juist een debet-boeking te zijn (negatief vanuit de creditcard-saldoperspectief).
• Maandelijkse incasso van uw bankrekening. Aan het einde van de maand incasseert ICS het saldo van uw zakelijke rekening. Die regel ziet u op uw zakelijke bankafschrift één keer per maand — en de losse uitgaven in de ICS-export.

Stap 1 — ICS-afschrift downloaden via Mijn ICS

1. Log in op mijn.icscards.nl met uw kaartnummer en wachtwoord.
2. Ga naar Overzicht → Mijn afschriften.
3. Selecteer de gewenste periode (per maand of een eigen datumbereik).
4. Klik op Downloaden en kies CSV als formaat. PDF werkt voor archivering maar niet voor automatische conversie zonder AI-extractie.
5. Sla het bestand op (bijvoorbeeld \ICS\2026\).

Stap 2 — Maak een ICS-dagboek aan in uw boekhouding

Gebruik een aparte bankrekening of dagboek voor uw ICS-creditcard — niet uw zakelijke bankrekening. Gebruik een fictief IBAN per kaart, bijvoorbeeld NL00ICSS0000000001 voor kaart 1, NL00ICSS0000000002 voor kaart 2. Per boekhoudpakket:

• Exact Online: Stamgegevens → Banken → Nieuw
• Twinfield: Instellingen → Dagboeken → Nieuw, code ICS-1 / ICS-2
• Moneybird: Administratie → Financiële accounts → Nieuw, type Bankrekening

Stap 3 — Converteer met StatementBridge

1. Open de converter.
2. Upload de ICS-CSV-export.
3. Koppel de kolommen (datum, bedrag, omschrijving).
4. Vul het fictieve IBAN van het ICS-dagboek in.
5. Schakel Bedragen omdraaien in zodat creditcard-uitgaven correct als debet in het MT940-bestand verschijnen.
6. Kies MT940 of CAMT.053 en download het resultaat.

Stap 4 — Importeer en koppel aan uw bankregistratie

Importeer het bestand op het ICS-dagboek in uw boekhouding. Op uw zakelijke bankrekening verschijnt één keer per maand de ICS-incasso — die boekt u als interne overboeking tussen het ICS-dagboek en uw bankdagboek. Aan het einde van iedere maand is het saldo van het ICS-dagboek nul (na incasso) of gelijk aan het openstaande saldo.

Voor de werkwijze in Twinfield specifiek, zie Creditcardafschriften importeren in Twinfield.

Veelvoorkomende valkuilen

• Bedragen omdraaien vergeten. Zonder die optie staan uitgaven als positief in MT940 — het pakket boekt ze dan als ontvangst i.p.v. uitgave.
• ICS-incasso dubbel boeken. De incasso op uw bankrekening is een interne overboeking, geen kostenboeking. Alleen op het ICS-dagboek boekt u de losse uitgaven.
• Verschillende kaarten op één dagboek mengen. Gebruik per kaart een apart dagboek met eigen fictief IBAN. Anders raakt het overzicht zoek bij grotere volumes.
• Periode tussen afschrift en boekjaar. ICS-afschriften lopen vaak van mid-maand tot mid-maand. Voor btw-aangifte snijdt u op kalendermaand — gebruik de exacte transactiedatums, niet de afschrift-periode.