Creditcardafschriften importeren in Twinfield

Waarom creditcardafschriften importeren lastig is

Creditcardmaatschappijen leveren transactieoverzichten in eigen formaten die niet direct compatibel zijn met Twinfield. Anders dan reguliere bankafschriften bevatten creditcardafschriften geen IBAN, geen begin- of eindsaldo en vaak afwijkende kolomindelingen. Twinfield verwacht bankafschriften in MT940-formaat of via de ingebouwde bankkoppeling — en creditcardbestanden voldoen daar niet aan.

In dit artikel leggen we uit hoe u creditcardafschriften van American Express, Visa en Mastercard toch kunt importeren in Twinfield, inclusief de meest voorkomende problemen en hun oplossingen.

Optie 1: Creditcard-CSV converteren naar MT940

De meest betrouwbare methode om creditcardtransacties in Twinfield te krijgen is door het CSV-bestand te converteren naar een geldig MT940-bestand. Zo werkt het:

1. Download het CSV-overzicht van uw creditcardmaatschappij. Bij American Express vindt u dit onder "Afschriften" in het online portaal. Bij ICS (Visa/Mastercard) kunt u transacties exporteren als CSV.
2. Upload het bestand in StatementBridge en kies CSV als invoerformaat.
3. Koppel de kolommen: Wijs de datum-, bedrag- en omschrijvingskolom toe aan de juiste velden. Gebruik de optie "Bedrag omdraaien" als kosten als negatief bedrag staan.
4. Vul de rekeninggegevens aan: Voer het IBAN van uw creditcardrekening in (dit vindt u op uw creditcardfactuur). Stel optioneel het begin- en eindsaldo in.
5. Exporteer als MT940 en download het geconverteerde bestand.
6. Importeer in Twinfield: Sleep het MT940-bestand naar de tegel Kas & Banken (nieuwe interface) of upload via Algemeen > Bestandbeheer > Importeren (Klassiek).

Optie 2: PDF-overzicht verwerken met AI

Heeft u alleen een PDF-overzicht van uw creditcard? Met de AI PDF-extractie van StatementBridge (beschikbaar met een Pro-abonnement) kunt u transacties automatisch laten herkennen:

1. Upload het PDF-overzicht in StatementBridge.
2. De AI analyseert het document en herkent alle transacties.
3. Controleer de herkende transacties en corrigeer eventuele fouten.
4. Exporteer als MT940 en importeer in Twinfield.

Twinfield configureren voor creditcardimport

Voordat u creditcardtransacties kunt importeren, moet u Twinfield correct configureren:

Stap 1: Creditcardrekening aanmaken

Maak in Twinfield een apart dagboek aan voor uw creditcard. Gebruik het IBAN van uw creditcardrekening als rekeningnummer. Als u geen IBAN heeft, kunt u een fictief rekeningnummer gebruiken (bijv. CC-AMEX-001) en dit later aanpassen.

Stap 2: MT940-bestand importeren

In de nieuwe Twinfield-interface: Sleep het MT940-bestand naar de tegel Kas & Banken bovenaan de pagina. Twinfield herkent het automatisch als elektronisch bankafschrift.

In Twinfield Klassiek: Ga naar Algemeen > Bestandbeheer en upload het bestand. Klik vervolgens op het actiemenu (blauw icoon links van het bestand) en kies Importeren. Selecteer "Via elektronische bankafschrift" om de verwerkingswizard te gebruiken.

Stap 3: Transacties verwerken

Na import kunt u de creditcardtransacties matchen via Boekhouding > E-bank afschriften. Twinfield biedt hiervoor de functie "Afletteren" waarmee u transacties aan facturen of kostenboekingen koppelt.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

Probleem	Oorzaak	Oplossing
"Dagboek niet gevonden"	Het IBAN in het MT940-bestand komt niet overeen met een dagboek in Twinfield	Pas het IBAN in het dagboek aan of vul het juiste IBAN in bij de conversie in StatementBridge
Bedragen staan verkeerd om	Creditcardafschriften gebruiken vaak een ander debet/credit-systeem	Gebruik de optie "Bedrag omdraaien" in StatementBridge bij het koppelen van kolommen
Datums worden niet herkend	Het datumformaat in het CSV wijkt af van wat verwacht wordt	Selecteer het juiste datumformaat (DD/MM/YYYY of MM/DD/YYYY) in StatementBridge
Lege omschrijvingen	De omschrijvingskolom is niet correct gekoppeld	Controleer de kolomkoppeling en wijs de juiste kolom toe aan "Omschrijving"
Saldo klopt niet	Creditcardbestanden bevatten meestal geen saldo-informatie	Voer handmatig het juiste begin- en eindsaldo in bij de conversie

Tips voor een soepele import

• Exporteer maandelijks: Importeer creditcardtransacties maandelijks om de administratie bij te houden en dubbele imports te voorkomen.
• Bewaar een vast IBAN: Gebruik altijd hetzelfde IBAN voor uw creditcardrekening, zodat Twinfield de transacties automatisch aan het juiste dagboek koppelt.
• Controleer debet/credit: Bij creditcards zijn kosten vaak debet en betalingen credit. Controleer dit na import in Twinfield.
• Gebruik boekingsregels: Stel in Twinfield boekingsregels in voor terugkerende creditcardtransacties om het verwerken te versnellen.