Mollie-transacties importeren in AFAS

Mollie is voor veel Nederlandse webshops, verenigingen en SaaS-bedrijven de betaaldienstverlener voor iDEAL, creditcard, Bancontact en PayPal. Het lastige zit niet in de betalingen, maar in de boekhouding: Mollie schrijft het saldo gebundeld uit naar uw zakelijke rekening, terwijl AFAS iedere transactie afzonderlijk wil zien om debiteuren, omzet en transactiekosten correct te boeken. In deze gids leest u hoe u Mollie-transacties op een schone manier in AFAS importeert.

Waarom Mollie aparte aandacht nodig heeft

Een Mollie-betaling doorloopt twee stappen voordat hij op uw bankafschrift verschijnt:

1. Klant betaalt — het bedrag komt op uw Mollie-saldo te staan, onder aftrek van transactiekosten.
2. Mollie betaalt uit — Mollie boekt het saldo periodiek (dagelijks, wekelijks of op verzoek) als één bedrag over naar uw zakelijke bankrekening.

Op uw bankafschrift ziet u alleen die payout: één regel met bijvoorbeeld Mollie payout 09062026 van € 3.842,10. Boekt u alleen die regel, dan blijven openstaande facturen in AFAS ten onrechte open en mist u inzicht in transactiekosten en chargebacks. De oplossing is een afschrift te importeren met de onderliggende transacties — niet alleen de payout.

Welke export kiest u uit Mollie?

Het Mollie Dashboard biedt verschillende exports. Voor AFAS zijn er twee relevant:

• Settlement-export — per uitbetaling een specificatie van alle betalingen, refunds en chargebacks die in die payout zitten. Beschikbaar als CSV.
• Transactie-export — alle betalingen in een periode, ongeacht de uitbetaling. Beschikbaar als CSV en (in nieuwere accounts) als CAMT.053.

Voor AFAS werkt de settlement-export in de regel het prettigst: de som van de transacties klopt exact met de bankregel die u op uw zakelijke rekening ontvangt. Het verschil tussen totaal-betalingen en uitbetaling — namelijk de transactiekosten — boekt u op een aparte grootboekrekening (bijvoorbeeld Betaaldienstenkosten).

Aanpak op hoofdlijnen

1. Maak in AFAS een apart bankboek met tussenrekening aan voor Mollie.
2. Download per uitbetaling de settlement-CSV uit het Mollie Dashboard.
3. Converteer de CSV naar MT940 of CAMT.053 via StatementBridge.
4. Importeer het bestand in het Mollie-bankboek.
5. Boek de payout als interne overboeking tussen de Mollie-tussenrekening en uw zakelijke bankrekening.
6. Boek transactiekosten op de juiste grootboekrekening.

Stap 1 — Mollie-bankboek aanmaken in AFAS

1. Ga in AFAS naar Algemeen → Beheer → Dagboeken (of Inrichting in uw omgeving).
2. Voeg een nieuw dagboek van type Bank toe.
3. Geef het een herkenbare omschrijving, bijvoorbeeld Mollie tussenrekening.
4. Koppel het aan een grootboekrekening in de liquide-middelenklasse, bijvoorbeeld 1080 Mollie tussenrekening.
5. Vul een fictief IBAN in. Gebruik een herkenbare reeks die geen echte bank uitgeeft, zoals NL00MOLL0000000000.
6. Sla het dagboek op.

Dit dagboek wordt het ‘tussenstation’ waar Mollie-transacties binnenkomen voordat de payout naar uw echte bank wordt geboekt.

Stap 2 — Settlement-CSV downloaden uit Mollie

1. Log in op het Mollie Dashboard (my.mollie.com).
2. Ga naar Inkomsten → Uitbetalingen.
3. Klik op de uitbetaling die u wilt verwerken.
4. Open het tabblad Transacties en klik rechtsboven op Exporteren.
5. Kies CSV als formaat en bewaar het bestand op een vaste plek (bijvoorbeeld \Mollie\Settlements\2026\).

Heeft u al een CAMT.053-export in uw Mollie-account? Dan kunt u stap 3 overslaan en het CAMT-bestand direct in AFAS importeren.

Stap 3 — CSV converteren naar MT940 of CAMT.053

AFAS verwerkt MT940 en CAMT.053 standaard, maar geen Mollie-CSV. Met StatementBridge zet u het bestand in enkele seconden om:

1. Open de conversie-app.
2. Upload de Mollie-settlement-CSV.
3. Selecteer Mollie als bron en kies MT940 of CAMT.053 als doel.
4. Vul het fictieve IBAN in dat u in stap 1 aan het Mollie-bankboek heeft gekoppeld.
5. Download het geconverteerde bestand.

Lees meer over de werkwijze in CSV naar MT940 converteren en CSV naar CAMT.053 converteren.

Stap 4 — Importeren in AFAS

1. Ga in AFAS naar Financieel → Bank → Elektronisch bankafschrift inlezen.
2. Selecteer het Mollie-bankboek dat u in stap 1 heeft aangemaakt.
3. Upload het MT940- of CAMT.053-bestand.
4. Controleer dat het IBAN in het bestand overeenkomt met het IBAN van het dagboek.
5. Bevestig de import en open het afschrift om te verwerken.

Voor de algemene importprocedure verwijzen we naar Bankafschriften importeren in AFAS. De werkwijze met betaaldienstverleners als Mollie, Stripe en PayPal verloopt identiek; zie ook AMEX, PayPal, Stripe importeren in AFAS.

Stap 5 — Payout en transactiekosten correct boeken

In het Mollie-bankboek staan nu alle individuele transacties. Op uw zakelijke bankboek staat één regel: de payout van Mollie. Verwerk dit als volgt:

• Payout-regel op zakelijke bank → boeken als interne overboeking tussen 1080 Mollie tussenrekening en uw bankrekening.
• Transactiekosten → boeken op een grootboekrekening Betaaldienstenkosten of Bankkosten.
• Refunds en chargebacks → tegenboeken op de oorspronkelijke debiteur of een aparte grootboekrekening Chargebacks.

Aan het einde van iedere periode is het saldo op 1080 Mollie tussenrekening nul, op een eventueel nog openstaande payout na. Een onverklaarbaar saldo duidt op een ontbrekende of dubbel geïmporteerde settlement.

Veelvoorkomende valkuilen

• Bankregel direct op debiteuren boeken. Eerst payouts splitsen in losse transacties; pas dan blijven debiteuren kloppend.
• Twee periodes overlappen. Mollie kan een betaling vlak voor middernacht in een andere settlement plaatsen. Volg altijd de datums van de Mollie-export, niet die van uw bankboek.
• Transactiekosten in de omzet laten staan. Boek de kosten op een aparte grootboekrekening; dat houdt uw omzetcijfer zuiver voor btw en rapportage.
• Vreemde valuta. Bij multi-currency settlements gebruikt u per valuta een apart Mollie-bankboek met eigen tussenrekening.

Bestand niet geaccepteerd door AFAS?

Krijgt u een foutmelding zoals Onbekend formaat of IBAN niet herkend? Met StatementBridge converteert u de Mollie-export alsnog naar een AFAS-vriendelijk MT940- of CAMT.053-bestand met het juiste IBAN.