Mollie-transacties importeren in e-Boekhouden

Mollie is voor veel Nederlandse webshops, zzp’ers en verenigingen de betaaldienstverlener voor iDEAL, creditcard, Bancontact en PayPal. De betalingen lopen soepel; het knelpunt zit in de boekhouding. Mollie schrijft uw saldo gebundeld uit naar uw zakelijke rekening, terwijl e-Boekhouden iedere transactie afzonderlijk wil zien om debiteuren, omzet en transactiekosten correct te boeken. In deze gids leest u hoe u Mollie-transacties op een schone manier in e-Boekhouden importeert.

Waarom Mollie aparte aandacht nodig heeft

Een Mollie-betaling doorloopt twee stappen voordat hij op uw bankafschrift verschijnt:

1. Klant betaalt — het bedrag komt op uw Mollie-saldo te staan, onder aftrek van transactiekosten.
2. Mollie betaalt uit — Mollie boekt het saldo periodiek (dagelijks, wekelijks of op verzoek) als één bedrag over naar uw zakelijke bankrekening.

Op uw bankafschrift ziet u alleen die payout: één regel met bijvoorbeeld Mollie payout 16062026 van € 2.945,80. Boekt u alleen die regel, dan blijven openstaande facturen in e-Boekhouden ten onrechte open en mist u inzicht in transactiekosten en chargebacks. De oplossing is een afschrift te importeren met de onderliggende transacties — niet alleen de payout.

Welke export kiest u uit Mollie?

Het Mollie Dashboard biedt verschillende exports. Voor e-Boekhouden zijn er twee relevant:

• Settlement-export — per uitbetaling een specificatie van alle betalingen, refunds en chargebacks die in die payout zitten. Beschikbaar als CSV.
• Transactie-export — alle betalingen in een periode, ongeacht de uitbetaling.

Voor e-Boekhouden werkt de settlement-export het prettigst: de som van de transacties klopt exact met de bankregel die u op uw zakelijke rekening ontvangt. Het verschil tussen totaal-betalingen en uitbetaling — namelijk de transactiekosten — boekt u op een aparte grootboekrekening (bijvoorbeeld Betaaldienstenkosten).

Welk formaat verwerkt e-Boekhouden?

e-Boekhouden leest MT940 standaard in, en daarnaast een eigen CSV-formaat. Voor een schone import met losse transacties is MT940 de meest betrouwbare keuze: het bestand bevat per transactie een eigen regel met datum, bedrag en omschrijving. CAMT.053 accepteert e-Boekhouden niet altijd direct; zet uw bestand dan om met CSV naar MT940 converteren.

Aanpak op hoofdlijnen

1. Maak in e-Boekhouden een aparte bankrekening met tussenrekening aan voor Mollie.
2. Download per uitbetaling de settlement-CSV uit het Mollie Dashboard.
3. Converteer de CSV naar MT940 via StatementBridge.
4. Importeer het bestand onder de Mollie-bankrekening.
5. Boek de payout als interne overboeking tussen de Mollie-tussenrekening en uw bankrekening.
6. Boek transactiekosten op de juiste grootboekrekening.

Stap 1 — Mollie-bankrekening aanmaken in e-Boekhouden

1. Ga in e-Boekhouden naar Beheer > Instellingen > Bankrekeningen.
2. Voeg een nieuwe bankrekening toe.
3. Geef die een herkenbare omschrijving, bijvoorbeeld Mollie tussenrekening.
4. Koppel de rekening aan een grootboekrekening in de liquide-middelenklasse, bijvoorbeeld 1080 Mollie tussenrekening.
5. Vul een fictief IBAN in — een herkenbare reeks die geen echte bank uitgeeft, zoals NL00MOLL0000000000.
6. Sla de bankrekening op.

Deze rekening wordt het ‘tussenstation’ waar Mollie-transacties binnenkomen voordat de payout naar uw echte bank wordt geboekt.

Stap 2 — Settlement-CSV downloaden uit Mollie

1. Log in op het Mollie Dashboard (my.mollie.com).
2. Ga naar Inkomsten → Uitbetalingen.
3. Klik op de uitbetaling die u wilt verwerken.
4. Open het tabblad Transacties en klik rechtsboven op Exporteren.
5. Kies CSV als formaat en bewaar het bestand op een vaste plek (bijvoorbeeld \Mollie\Settlements\2026\).

Stap 3 — CSV converteren naar MT940

e-Boekhouden verwerkt MT940 standaard, maar geen Mollie-CSV. Met StatementBridge zet u het bestand in enkele seconden om:

1. Open de conversie-app.
2. Upload de Mollie-settlement-CSV.
3. Selecteer Mollie als bron en kies MT940 als doel.
4. Vul het fictieve IBAN in dat u in stap 1 aan de Mollie-bankrekening heeft gekoppeld.
5. Download het geconverteerde bestand.

Meer achtergrond vindt u in CSV naar MT940 converteren.

Stap 4 — Importeren in e-Boekhouden

1. Ga in e-Boekhouden naar Boekhouden > Invoeren > Importeren.
2. U komt op het scherm “Digitaal afschrift uploaden”.
3. Klik op Bestand kiezen en selecteer het MT940-bestand (extensies .sta, .940 of .mt940).
4. Controleer dat het IBAN in het bestand overeenkomt met het IBAN van de Mollie-bankrekening.
5. Klik op Verder en bevestig de import.

Voor de algemene importprocedure verwijzen we naar Bankafschriften importeren in e-Boekhouden. De werkwijze met betaaldienstverleners als Mollie, Stripe en PayPal verloopt identiek; zie ook AMEX, PayPal, Stripe importeren in e-Boekhouden.

Stap 5 — Payout en transactiekosten correct boeken

Onder de Mollie-bankrekening staan nu alle individuele transacties. Op uw zakelijke bankrekening staat één regel: de payout van Mollie. Verwerk dit als volgt:

• Payout-regel op zakelijke bank → boeken als interne overboeking tussen 1080 Mollie tussenrekening en uw bankrekening.
• Transactiekosten → boeken op een grootboekrekening Betaaldienstenkosten of Bankkosten.
• Refunds en chargebacks → tegenboeken op de oorspronkelijke debiteur of een aparte grootboekrekening Chargebacks.

Aan het einde van iedere periode is het saldo op 1080 Mollie tussenrekening nul, op een eventueel nog openstaande payout na. Een onverklaarbaar saldo duidt op een ontbrekende of dubbel geïmporteerde settlement.

Veelvoorkomende valkuilen

• Bankregel direct op debiteuren boeken. Eerst payouts splitsen in losse transacties; pas dan blijven debiteuren kloppend.
• Twee periodes overlappen. Mollie kan een betaling vlak voor middernacht in een andere settlement plaatsen. Volg altijd de datums van de Mollie-export, niet die van uw bankrekening.
• Transactiekosten in de omzet laten staan. Boek de kosten op een aparte grootboekrekening; dat houdt uw omzetcijfer zuiver voor btw en rapportage.
• Vreemde valuta. Bij multi-currency settlements gebruikt u per valuta een aparte Mollie-bankrekening met eigen tussenrekening.

Bestand niet geaccepteerd door e-Boekhouden?

Krijgt u een foutmelding zoals Bankrekening niet gevonden of Onbekend formaat? Met StatementBridge converteert u de Mollie-export alsnog naar een e-Boekhouden-vriendelijk MT940-bestand met het juiste IBAN.