Mollie-transacties importeren in Exact Online

Mollie is voor veel Nederlandse webshops en SaaS-bedrijven de eerste keuze voor het afhandelen van iDEAL-, creditcard- en Bancontact-betalingen. Het lastige zit niet in de betalingen zelf, maar in de boekhouding: Mollie schrijft de saldi gebundeld uit naar uw bankrekening, terwijl Exact Online graag elke transactie afzonderlijk wil zien om debiteuren en grootboekrekeningen kloppend te krijgen. In deze gids leest u hoe u Mollie-transacties op een schone manier in Exact Online importeert.

Waarom Mollie aparte aandacht nodig heeft

Een Mollie-transactie doorloopt twee stappen voordat hij in uw bank zichtbaar is:

1. Klant betaalt — het bedrag komt op uw Mollie-saldo te staan, eventueel onder aftrek van transactiekosten.
2. Mollie betaalt uit — Mollie boekt het saldo periodiek (dagelijks, wekelijks of op verzoek) als één bedrag over naar uw zakelijke bankrekening.

Op uw bankafschrift ziet u alleen de uitbetaling: één regel van bijvoorbeeld € 3.412,55 met omschrijving Mollie payout 25052026. Boekt u alleen die regel, dan blijven openstaande facturen in Exact Online ten onrechte open en mist u inzicht in transactiekosten en chargebacks. De oplossing is een afschrift te importeren dat de onderliggende transacties bevat, niet alleen de payout.

Welke export kiest u uit Mollie?

Mollie biedt in het Dashboard verschillende exporten. Voor de boekhouding zijn er twee relevant:

• Settlement-export — per uitbetaling een specificatie van alle betalingen, refunds en chargebacks die in die payout zitten. Beschikbaar als CSV.
• Transactie-export — alle betalingen in een periode, ongeacht uitbetaling. Beschikbaar als CSV en (in nieuwere accounts) als CAMT.053.

Voor Exact Online werkt de settlement-export in de regel het prettigst: de som van de transacties klopt exact met de bankregel die u op uw zakelijke rekening ontvangt. Het verschil tussen totaal-betalingen en uitbetaling — namelijk de transactiekosten — verwerkt u op een aparte grootboekrekening (bijvoorbeeld 4380 Betaaldienstenkosten).

Aanpak op hoofdlijnen

1. Maak in Exact Online een fictief bankboek aan voor Mollie.
2. Download per uitbetaling de settlement-CSV uit het Mollie Dashboard.
3. Converteer de CSV naar MT940 of CAMT.053 via StatementBridge.
4. Importeer het bestand in het Mollie-bankboek.
5. Boek de payout als interne overboeking tussen het Mollie-bankboek en uw zakelijke bankrekening.
6. Boek transactiekosten op de juiste grootboekrekening.

Stap 1 — Mollie-bankboek aanmaken in Exact Online

1. Ga in Exact Online naar Stamgegevens → Financieel → Dagboeken.
2. Klik op Nieuw en kies type Bank.
3. Geef het dagboek een herkenbare naam, bijvoorbeeld Mollie tussenrekening.
4. Koppel het aan een grootboekrekening in de liquide-middelenklasse (bijvoorbeeld 1080 Mollie).
5. Vul een fictief IBAN in. Gebruik een herkenbare reeks die niet door een echte bank wordt uitgegeven, zoals NL00MOLL0000000000. Lees meer in Buitenlandse valuta importeren in Exact Online voor de werkwijze met fictieve IBAN’s.
6. Sla het dagboek op.

Dit dagboek wordt het ‘tussenstation’ waar Mollie-transacties binnenkomen voordat de payout naar uw echte bank wordt geboekt.

Stap 2 — Settlement-CSV downloaden uit Mollie

1. Log in op het Mollie Dashboard (my.mollie.com).
2. Ga naar Inkomsten → Uitbetalingen.
3. Klik op de uitbetaling die u wilt verwerken.
4. Open het tabblad Transacties en klik rechtsboven op Exporteren.
5. Kies CSV als formaat. Bewaar het bestand op een vaste plek (bijvoorbeeld \Mollie\Settlements\2026\).

Heeft u al een CAMT.053-export in uw Mollie-account? Dan kunt u stap 3 overslaan en het CAMT-bestand direct in Exact importeren.

Stap 3 — CSV converteren naar MT940 of CAMT.053

Exact Online verwerkt MT940 en CAMT.053 standaard, maar geen Mollie-CSV. Met StatementBridge zet u het bestand in enkele seconden om:

1. Open de conversie-app.
2. Upload de Mollie-settlement-CSV.
3. Selecteer Mollie als bron en kies MT940 of CAMT.053 als doel.
4. Vul het fictieve IBAN in dat u in stap 1 aan het Mollie-dagboek heeft gekoppeld.
5. Download het geconverteerde bestand.

Een CSV-conversie werkt op vrijwel elke export. Lees meer in CSV naar MT940 converteren en CSV naar CAMT.053 converteren.

Stap 4 — Importeren in Exact Online

1. Ga in Exact Online naar Financieel → Bank → Importeren bankafschriften.
2. Selecteer het Mollie-dagboek dat u in stap 1 heeft aangemaakt.
3. Upload het MT940- of CAMT.053-bestand.
4. Controleer dat het IBAN op het bestand overeenkomt met het IBAN van het dagboek.
5. Bevestig de import.

Voor algemene importstappen verwijzen we naar Hoe importeer ik bankafschriften in Exact Online?. De werkwijze met betaaldienstverleners als Mollie, Stripe, PayPal en AMEX is identiek; zie ook AMEX, PayPal, Stripe importeren in Exact Online.

Stap 5 — Payout en transactiekosten correct boeken

In het Mollie-dagboek staan nu alle individuele transacties. Op uw zakelijke bankboek staat één regel: de payout van Mollie. Verwerk dit als volgt:

• Payout-regel op zakelijke bank → boeken als interne overboeking (memoriaalboeking) tussen 1080 Mollie en uw bankrekening.
• Transactiekosten → boeken op een grootboekrekening Betaaldienstenkosten of Bankkosten.
• Refunds en chargebacks → tegenboeken op de oorspronkelijke debiteur of een aparte grootboekrekening.

Aan het einde van iedere periode is het saldo op 1080 Mollie nul, op de openstaande batch-uitbetaling na. Een afwijking duidt op een ontbrekende of dubbel geïmporteerde settlement.

Veelvoorkomende valkuilen

• Bankregel direct op debiteuren boeken. Eerst payouts splitsen in losse transacties; pas dan blijven debiteuren kloppend.
• Twee periodes overlappen. Mollie kan een betaling vlak voor middernacht in een andere settlement plaatsen. Volg altijd de datums van de Mollie-export.
• Transactiekosten in de omzet laten staan. Boek de kosten op een aparte grootboekrekening; dat houdt uw omzetcijfer zuiver.
• Vreemde valuta. Bij multi-currency settlements gebruikt u per valuta een apart Mollie-dagboek.

Bestand niet geaccepteerd door Exact Online?

Krijgt u een foutmelding zoals Onbekend formaat of IBAN niet herkend? Met StatementBridge converteert u uw Mollie-export alsnog naar een Exact-vriendelijk MT940- of CAMT.053-bestand met het juiste IBAN.