Mollie-transacties importeren in Visma eAccounting

Mollie is voor veel Nederlandse webshops, zzp’ers en verenigingen de betaaldienstverlener voor iDEAL, creditcard, Bancontact en PayPal. De betalingen lopen soepel; het knelpunt zit in de boekhouding. Mollie schrijft uw saldo gebundeld uit naar uw zakelijke rekening, terwijl Visma eAccounting iedere transactie afzonderlijk wil zien om debiteuren, omzet en transactiekosten correct te boeken. In deze gids leest u hoe u Mollie-transacties op een schone manier in Visma eAccounting importeert.

Waarom Mollie aparte aandacht nodig heeft

Een Mollie-betaling doorloopt twee stappen voordat hij op uw bankafschrift verschijnt:

1. Klant betaalt — het bedrag komt op uw Mollie-saldo te staan, onder aftrek van transactiekosten.
2. Mollie betaalt uit — Mollie boekt het saldo periodiek (dagelijks, wekelijks of op verzoek) als één bedrag over naar uw zakelijke bankrekening.

Op uw bankafschrift ziet u alleen die payout: één regel met bijvoorbeeld Mollie payout 16062026 van € 2.945,80. Boekt u alleen die regel, dan blijven openstaande facturen in Visma eAccounting ten onrechte open en mist u inzicht in transactiekosten en chargebacks. De oplossing is een afschrift te importeren met de onderliggende transacties — niet alleen de payout.

Welke export kiest u uit Mollie?

Het Mollie Dashboard biedt verschillende exports. Voor Visma eAccounting zijn er twee relevant:

• Settlement-export — per uitbetaling een specificatie van alle betalingen, refunds en chargebacks die in die payout zitten. Beschikbaar als CSV.
• Transactie-export — alle betalingen in een periode, ongeacht de uitbetaling.

Voor Visma eAccounting werkt de settlement-export het prettigst: u splitst de export per payout, zodat de som van de transacties exact klopt met de bankregel die u op uw zakelijke rekening ontvangt. Het verschil tussen totaal-betalingen en uitbetaling — namelijk de transactiekosten — boekt u op een aparte grootboekrekening (bijvoorbeeld Betaaldienstenkosten).

Welk formaat verwerkt Visma eAccounting?

Visma eAccounting ondersteunt CAMT.053 (het voorkeursformaat) en MT940. Voor een schone import met losse transacties zijn beide geschikt: het bestand bevat per transactie een eigen regel met datum, bedrag en omschrijving. CAMT.053 heeft de voorkeur vanwege de uitgebreidere transactiegegevens. Kiest u MT940? Let er dan op dat het bestand de extensie .txt moet hebben. Twijfelt u? Lees MT940 vs CAMT.053: wat is het verschil?

Aanpak op hoofdlijnen

1. Maak in Visma eAccounting een aparte bankrekening met tussenrekening aan voor Mollie.
2. Download per uitbetaling de settlement-CSV uit het Mollie Dashboard.
3. Converteer de CSV naar CAMT.053 of MT940 via StatementBridge.
4. Importeer het bestand onder de Mollie-bankrekening.
5. Boek de payout als interne overboeking tussen de Mollie-tussenrekening en uw bankrekening.
6. Boek transactiekosten op de juiste grootboekrekening.

Stap 1 — Mollie-bankrekening aanmaken in Visma eAccounting

1. Ga in Visma eAccounting naar Instellingen > Bankrekeningen en voeg een nieuwe rekening toe.
2. Geef die een herkenbare omschrijving, bijvoorbeeld Mollie tussenrekening.
3. Koppel de rekening aan een grootboekrekening in de liquide-middelenklasse, bijvoorbeeld 1080 Mollie tussenrekening.
4. Vul een fictief IBAN in — een herkenbare reeks die geen echte bank uitgeeft, zoals NL00MOLL0000000000.
5. Sla de bankrekening op. Activeer voor deze rekening geen bankkoppeling (Autopay); anders kunt u geen bestanden handmatig importeren.

Deze rekening wordt het ‘tussenstation’ waar Mollie-transacties binnenkomen voordat de payout naar uw echte bank wordt geboekt.

Stap 2 — Settlement-CSV downloaden uit Mollie

1. Log in op het Mollie Dashboard (my.mollie.com).
2. Ga naar Inkomsten → Uitbetalingen.
3. Klik op de uitbetaling die u wilt verwerken.
4. Open het tabblad Transacties en klik rechtsboven op Exporteren.
5. Kies CSV als formaat en bewaar het bestand op een vaste plek (bijvoorbeeld \Mollie\Settlements\2026\).

Stap 3 — CSV converteren naar CAMT.053 of MT940

Visma eAccounting verwerkt CAMT.053 en MT940 standaard, maar geen Mollie-CSV. Met StatementBridge zet u het bestand in enkele seconden om:

1. Open de conversie-app.
2. Upload de Mollie-settlement-CSV.
3. Selecteer Mollie als bron en kies CAMT.053 (voorkeur) of MT940 als doel.
4. Vul het fictieve IBAN in dat u in stap 1 aan de Mollie-bankrekening heeft gekoppeld.
5. Download het geconverteerde bestand. Kiest u MT940, geef het bestand dan de extensie .txt.

Meer achtergrond vindt u in CSV naar CAMT.053 converteren en CSV naar MT940 converteren.

Stap 4 — Importeren in Visma eAccounting

1. Log in op Visma eAccounting en ga naar Kas- en banktransacties.
2. Klik op het pijltje naast Nieuwe banktransactie en selecteer Lees bankbestand in.
3. Klik op Selecteer bankbestand of sleep het CAMT.053- of MT940-bestand naar het venster.
4. Controleer dat Visma de Mollie-bankrekening herkent op basis van het fictieve IBAN.
5. Controleer de transacties en klik op Importeren.

Voor de algemene importprocedure verwijzen we naar Bankafschriften importeren in Visma eAccounting. De werkwijze met betaaldienstverleners als Mollie, Stripe en PayPal verloopt identiek; zie ook AMEX, PayPal, Stripe importeren in Visma.

Stap 5 — Payout en transactiekosten correct boeken

Onder de Mollie-bankrekening staan nu alle individuele transacties. Op uw zakelijke bankboek staat één regel: de payout van Mollie. Verwerk dit als volgt:

• Payout-regel op zakelijke bank → boeken als interne overboeking tussen 1080 Mollie tussenrekening en uw bankrekening.
• Transactiekosten → boeken op een grootboekrekening Betaaldienstenkosten of Bankkosten.
• Refunds en chargebacks → tegenboeken op de oorspronkelijke debiteur of een aparte grootboekrekening Chargebacks.

Aan het einde van iedere periode is het saldo op 1080 Mollie tussenrekening nul, op een eventueel nog openstaande payout na. Een onverklaarbaar saldo duidt op een ontbrekende of dubbel geïmporteerde settlement.

Veelvoorkomende valkuilen

• Bankregel direct op debiteuren boeken. Eerst payouts splitsen in losse transacties; pas dan blijven debiteuren kloppend.
• MT940 zonder .txt-extensie. Visma leest MT940 alleen in als het bestand de extensie .txt heeft; hernoem het bestand indien nodig.
• Transactiekosten in de omzet laten staan. Boek de kosten op een aparte grootboekrekening; dat houdt uw omzetcijfer zuiver voor btw en rapportage.
• Vreemde valuta. Bij multi-currency settlements gebruikt u per valuta een apart Mollie-bankboek met eigen tussenrekening.

Bestand niet geaccepteerd door Visma?

Krijgt u een foutmelding zoals Bestand wordt niet herkend of Bankrekening niet gevonden? Controleer dat MT940-bestanden de extensie .txt hebben. Met StatementBridge converteert u de Mollie-export alsnog naar een Visma-vriendelijk CAMT.053- of MT940-bestand met het juiste IBAN.