Kreditkartenabrechnungen in Twinfield importieren

Warum der Import von Kreditkartenabrechnungen schwierig ist

Kreditkartenunternehmen liefern Transaktionsübersichten in proprietären Formaten, die nicht direkt mit Twinfield kompatibel sind. Im Gegensatz zu normalen Kontoauszügen enthalten Kreditkartenabrechnungen keine IBAN, keinen Eröffnungs- oder Schlusssaldo und haben oft nicht standardisierte Spaltenlayouts. Twinfield erwartet Kontoauszüge im MT940-Format oder über die integrierte Bankverbindung — und Kreditkartendateien erfüllen diese Anforderungen nicht.

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie dennoch Kreditkartenabrechnungen von American Express, Visa und Mastercard in Twinfield importieren können, einschließlich der häufigsten Probleme und deren Lösungen.

Option 1: Kreditkarten-CSV nach MT940 konvertieren

Die zuverlässigste Methode, um Kreditkartentransaktionen in Twinfield zu bekommen, ist die Konvertierung der CSV-Datei in eine gültige MT940-Datei. So funktioniert es:

1. Laden Sie die CSV-Übersicht herunter von Ihrem Kreditkartenunternehmen. Bei American Express finden Sie diese unter „Abrechnungen“ im Online-Portal. Bei ICS (Visa/Mastercard) können Sie Transaktionen als CSV exportieren.
2. Laden Sie die Datei in StatementBridge hoch und wählen Sie CSV als Eingabeformat.
3. Spalten zuordnen: Weisen Sie die Spalten für Datum, Betrag und Beschreibung den richtigen Feldern zu. Verwenden Sie die Option „Betrag umkehren“, wenn Kosten als negative Beträge angezeigt werden.
4. Kontodaten vervollständigen: Geben Sie die IBAN Ihres Kreditkartenkontos ein (diese finden Sie auf Ihrer Kreditkartenrechnung). Optional können Sie den Eröffnungs- und Schlusssaldo festlegen.
5. Als MT940 exportieren und die konvertierte Datei herunterladen.
6. In Twinfield importieren: Ziehen Sie die MT940-Datei auf die Kachel Kasse & Bank (neue Oberfläche) oder laden Sie sie über Allgemein > Dateiverwaltung > Import hoch (Classic).

Option 2: PDF-Übersicht mit KI verarbeiten

Haben Sie nur eine PDF-Übersicht Ihrer Kreditkarte? Mit der KI-PDF-Extraktion von StatementBridge (verfügbar mit einem Pro-Abonnement) können Sie Transaktionen automatisch erkennen lassen:

1. Laden Sie die PDF-Übersicht in StatementBridge hoch.
2. Die KI analysiert das Dokument und erkennt alle Transaktionen.
3. Überprüfen Sie die erkannten Transaktionen und korrigieren Sie eventuelle Fehler.
4. Exportieren Sie als MT940 und importieren Sie in Twinfield.

Twinfield für den Kreditkartenimport konfigurieren

Bevor Sie Kreditkartentransaktionen importieren können, müssen Sie Twinfield korrekt konfigurieren:

Schritt 1: Kreditkartenkonto anlegen

Erstellen Sie ein separates Journal in Twinfield für Ihre Kreditkarte. Verwenden Sie die IBAN Ihres Kreditkartenkontos als Kontonummer. Wenn Sie keine IBAN haben, können Sie eine fiktive Kontonummer verwenden (z.B. CC-AMEX-001) und diese später anpassen.

Schritt 2: MT940-Datei importieren

In der neuen Twinfield-Oberfläche: Ziehen Sie die MT940-Datei auf die Kachel Kasse & Bank oben auf der Seite. Twinfield erkennt sie automatisch als elektronischen Kontoauszug.

In Twinfield Classic: Gehen Sie zu Allgemein > Dateiverwaltung und laden Sie die Datei hoch. Klicken Sie dann auf das Aktionsmenü (blaues Symbol links neben der Datei) und wählen Sie Importieren. Wählen Sie „Über elektronischen Kontoauszug“, um den Verarbeitungsassistenten zu verwenden.

Schritt 3: Transaktionen verarbeiten

Nach dem Import können Sie die Kreditkartentransaktionen über Buchhaltung > E-Bank-Auszüge abgleichen. Twinfield bietet dafür die Funktion „Abstimmung“, mit der Sie Transaktionen mit Rechnungen oder Aufwandsbuchungen verknüpfen können.

Häufige Probleme und Lösungen

Problem	Ursache	Lösung
„Journal nicht gefunden“	Die IBAN in der MT940-Datei stimmt nicht mit einem Journal in Twinfield überein	Passen Sie die IBAN im Journal an oder geben Sie die korrekte IBAN bei der Konvertierung in StatementBridge ein
Beträge sind vertauscht	Kreditkartenabrechnungen verwenden oft ein anderes Soll-/Haben-System	Verwenden Sie die Option „Betrag umkehren“ in StatementBridge bei der Spaltenzuordnung
Datumsangaben nicht erkannt	Das Datumsformat in der CSV weicht vom erwarteten Format ab	Wählen Sie das richtige Datumsformat (TT/MM/JJJJ oder MM/TT/JJJJ) in StatementBridge
Leere Beschreibungen	Die Beschreibungsspalte ist nicht korrekt zugeordnet	Prüfen Sie die Spaltenzuordnung und weisen Sie die richtige Spalte dem Feld „Beschreibung“ zu
Saldoabweichung	Kreditkartendateien enthalten in der Regel keine Saldoinformationen	Geben Sie den korrekten Eröffnungs- und Schlusssaldo bei der Konvertierung manuell ein

Tipps für einen reibungslosen Import

• Monatlich exportieren: Importieren Sie Kreditkartentransaktionen monatlich, um Ihre Verwaltung aktuell zu halten und doppelte Importe zu vermeiden.
• Feste IBAN verwenden: Verwenden Sie immer dieselbe IBAN für Ihr Kreditkartenkonto, damit Twinfield Transaktionen automatisch dem richtigen Journal zuordnet.
• Soll/Haben prüfen: Bei Kreditkarten sind Belastungen oft Soll und Zahlungen Haben. Überprüfen Sie dies nach dem Import in Twinfield.
• Buchungsregeln verwenden: Richten Sie Buchungsregeln in Twinfield für wiederkehrende Kreditkartentransaktionen ein, um die Verarbeitung zu beschleunigen.