Fictief IBAN uitgelegd: voor creditcards, PSP’s en vreemde valuta

Wat is een fictief IBAN?

Een fictief IBAN is een rekeningnummer dat syntactisch geldig is — het voldoet aan de internationale IBAN-structuur en heeft een correct controlegetal volgens de MOD-97-berekening — maar dat niet door een bank is uitgegeven. Het hoort dus niet bij een echte bankrekening en wordt uitsluitend gebruikt binnen uw administratie.

Heeft de bron geen eigen IBAN (PayPal, Stripe, Mollie, creditcard), maak dan in uw pakket een aparte rekening of een apart dagboek aan. StatementBridge kan daarvoor een fictief rekeningnummer met een geldig controlegetal en een niet-bankcode (PAYP, STRP, MOLL of CRED) genereren. Dat nummer is niet door een bank uitgegeven en geen garantie dat uw pakket het accepteert: strikte pakketten, zoals Moneybird, kunnen bestanden weigeren die niet van een bank komen. Gebruik nooit het IBAN van uw eigen bankrekening of van de bankrekening die aan PayPal of uw creditcard is gekoppeld; dan belanden deze transacties op uw bankdagboek, naast wat de bank zelf al levert.

StatementBridge genereert een fictief IBAN voor bronnen die van zichzelf geen IBAN hebben, zodat u die transacties toch op een nette manier in uw boekhoudpakket kunt importeren.

Voor welke bronnen is een fictief IBAN bedoeld?

Veel betaalbronnen werken niet met een door een bank uitgegeven IBAN. Een fictief IBAN is dan de oplossing:

• PayPal — een PayPal-saldo is geen bankrekening en heeft geen IBAN.
• Stripe — uitbetalingen en saldo bij Stripe hebben geen eigen IBAN.
• Mollie — betalingen en uitbetalingen via Mollie missen een IBAN per saldo.
• Creditcards (AMEX, ICS) — een creditcardrekening heeft een kaartnummer, geen IBAN.
• Vreemde-valuta-rekeningen — rekeningen in USD, GBP of andere valuta hebben vaak een buitenlands IBAN of helemaal geen IBAN, dat veel pakketten niet accepteren.

Waarom heeft u een fictief IBAN nodig?

Boekhoudpakketten koppelen een afschrift aan een bankrekening op basis van het IBAN. Ontbreekt het IBAN, of is het een buitenlands IBAN dat het pakket niet accepteert, dan kunt u de transacties niet importeren. Strikte importers zoals Moneybird eisen bovendien een geldig IBAN met de juiste structuur — een leeg of onjuist veld leidt tot een geweigerd bestand.

Een fictief rekeningnummer kan helpen: het is structureel geldig en MOD-97-correct, zodat pakketten die alleen de IBAN-structuur controleren de transacties aan de juiste rekening in uw administratie koppelen. Het is niet door een bank uitgegeven, en pakketten die alleen bankbestanden accepteren kunnen het toch weigeren.

Hoe werkt het in de praktijk?

1. Genereer een fictief IBAN — tijdens de conversie kiest u in de importinstellingen voor het genereren van een fictief IBAN. StatementBridge maakt een geldig, MOD-97-correct IBAN aan.
2. Maak een aparte rekening of dagboek aan — richt in uw boekhouding een eigen bank- of tussenrekening in voor de bron en koppel daar het fictieve IBAN aan.
3. Converteer en importeer — StatementBridge zet het fictieve IBAN in het MT940- of CAMT.053-bestand, zodat het pakket de transacties aan de juiste rekening koppelt.

Gebruik per bron en per valuta een eigen fictief IBAN

Gebruik voor elke bron en elke valuta een eigen fictief IBAN met een eigen tussenrekening of dagboek. Zo houdt u de saldi gescheiden en kunt u per bron afstemmen. Een PayPal-saldo, een AMEX-creditcard en een USD-rekening krijgen dus elk een apart fictief IBAN. Hergebruik hetzelfde IBAN steeds voor nieuwe imports van diezelfde bron, zodat de transacties op de juiste rekening blijven landen.

Voor vreemde valuta gebruikt u doorgaans een fictief NL-IBAN in combinatie met een apart bankdagboek in de juiste valuta, omdat pakketten als Exact Online een buitenlands IBAN niet altijd accepteren.

Let op bij strikte importers

Strikte importers controleren niet alleen of er een IBAN aanwezig is, maar ook of de structuur klopt. Een willekeurig verzonnen nummer wordt geweigerd omdat het controlegetal niet klopt. Daarom genereert StatementBridge een fictief nummer met een correct MOD-97-controlegetal. Dat garandeert geen acceptatie: Moneybird bijvoorbeeld kan bestanden weigeren die niet door een bank zijn uitgegeven; StatementBridge waarschuwt daarvoor bij de export.