Adyen-Transaktionen in e-Boekhouden importieren

Adyen wickelt Zahlungen für viele Webshops, Plattformen und Einzelhändler ab. Die Zahlungen funktionieren nahezu immer reibungslos; der Engpass liegt in der Buchhaltung. Adyen zahlt Ihr Guthaben gebündelt auf Ihr Bankkonto aus, während e-Boekhouden jede Transaktion einzeln sehen möchte, um Debitoren, Umsatz, Gebühren und Chargebacks korrekt zu buchen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Adyen-Transaktionen sauber in e-Boekhouden importieren.

Warum Adyen besondere Aufmerksamkeit erfordert

Eine Adyen-Zahlung durchläuft mehrere Schritte, bevor sie auf Ihrem Kontoauszug erscheint:

1. Kunde zahlt — der Betrag wird einem Settlement-Batch auf Ihrem Adyen-Konto gutgeschrieben.
2. Adyen verrechnet — Gebühren, Refunds, Chargebacks und Reserven werden innerhalb des Batches verrechnet.
3. Adyen zahlt aus — das Nettoguthaben des Batches wird als ein einziger Betrag auf Ihr Geschäftskonto gebucht.

Auf Ihrem Kontoauszug sehen Sie nur diese Auszahlung: eine Zeile mit beispielsweise Adyen settlement batch 142 in Höhe von € 12.480,33. Buchen Sie nur diese Zeile, so bleiben offene Rechnungen in e-Boekhouden zu Unrecht offen und Ihnen fehlt der Einblick in Gebühren und Chargebacks. Die Lösung besteht darin, einen Auszug mit den zugrunde liegenden Transaktionen zu importieren — nicht nur die Batch-Auszahlung.

Welchen Adyen-Bericht wählen Sie?

Adyen liefert keine fertige MT940-Datei für Ihre Buchhaltung. Im Adyen Customer Area finden Sie unter Reports jedoch die benötigten Quelldateien:

• Settlement detail report — pro Settlement-Batch eine Aufstellung aller Zahlungen, Gebühren, Refunds und Chargebacks. Verfügbar als CSV. Dies ist der Bericht, den Sie für die Buchhaltung verwenden.
• Payment accounting report — alle Zahlungen eines Zeitraums, unabhängig von der Auszahlung. Geeignet zur Analyse, weniger zur Abstimmung.

Für e-Boekhouden eignet sich der Settlement detail report am besten: die Summe der Transaktionen abzüglich der Gebühren stimmt mit der Batch-Auszahlung auf Ihrem Bankkonto überein. Die Differenz buchen Sie auf ein separates Sachkonto, beispielsweise Zahlungsdienstleisterkosten.

Welches Format verarbeitet e-Boekhouden?

e-Boekhouden liest MT940 standardmäßig ein, darüber hinaus ein eigenes CSV-Format. Für einen sauberen Import mit einzelnen Transaktionen ist MT940 die zuverlässigste Wahl: die Datei enthält pro Transaktion eine eigene Zeile mit Datum, Betrag und Beschreibung. CAMT.053 akzeptiert e-Boekhouden nicht immer direkt; wandeln Sie Ihre Datei dann um mit CSV in MT940 konvertieren.

Vorgehen im Überblick

1. Legen Sie in e-Boekhouden ein separates Bankkonto mit Verrechnungskonto für Adyen an.
2. Laden Sie pro Batch den Settlement detail report aus dem Adyen Customer Area herunter.
3. Konvertieren Sie die CSV mit StatementBridge in MT940.
4. Importieren Sie die Datei unter dem Adyen-Bankkonto.
5. Buchen Sie die Batch-Auszahlung als interne Umbuchung zwischen dem Adyen-Verrechnungskonto und Ihrem Bankkonto.
6. Buchen Sie Gebühren, Refunds und Chargebacks auf die richtigen Sachkonten.

Schritt 1 — Adyen-Bankkonto in e-Boekhouden anlegen

1. Gehen Sie in e-Boekhouden zu Beheer > Einstellungen > Bankkonten.
2. Fügen Sie ein neues Bankkonto hinzu.
3. Geben Sie ihm eine erkennbare Beschreibung, beispielsweise Adyen Verrechnungskonto.
4. Verknüpfen Sie das Konto mit einem Sachkonto der Klasse flüssige Mittel, beispielsweise 1085 Adyen Verrechnungskonto.
5. Tragen Sie eine fiktive IBAN ein — eine erkennbare Folge, die keine echte Bank vergibt, wie NL00ADYE0000000000.
6. Speichern Sie das Bankkonto.

Dieses Konto wird zum „Zwischenkonto“, auf dem Adyen-Transaktionen eingehen, bevor die Batch-Auszahlung auf Ihre echte Bank gebucht wird. Verarbeiten Sie mehrere Merchant Accounts? Verwenden Sie dann pro Account ein eigenes Bankkonto mit fiktiver IBAN.

Schritt 2 — Settlement detail report aus Adyen herunterladen

1. Melden Sie sich im Adyen Customer Area an.
2. Gehen Sie zu Reports und wählen Sie den richtigen Merchant Account.
3. Öffnen Sie den Settlement detail report für den Batch, den Sie verarbeiten möchten.
4. Laden Sie den Bericht als CSV herunter und speichern Sie ihn an einem festen Ort (beispielsweise \Adyen\Settlements\2026\).
5. Notieren Sie die Batchnummer; diese verwenden Sie später zur Abstimmung der Bankzeile.

Der Bericht führt pro Zeile die abgewickelten Zahlungen, Refunds, Chargebacks und die Gebühren (Markup, Scheme Fees, Interchange) auf. Sie stimmen die Zeilen über die Psp Reference oder Merchant Reference aus dem Bericht mit Ihren Rechnungen ab.

Schritt 3 — CSV in MT940 konvertieren

e-Boekhouden verarbeitet MT940 standardmäßig, jedoch keine Adyen-CSV. Mit StatementBridge wandeln Sie die Datei in wenigen Sekunden um:

1. Öffnen Sie die Konvertierungs-App.
2. Laden Sie den Adyen Settlement detail report (CSV) hoch.
3. Wählen Sie Adyen als Quelle und wählen Sie MT940 als Ziel.
4. Tragen Sie die fiktive IBAN ein, die Sie in Schritt 1 mit dem Adyen-Bankkonto verknüpft haben.
5. Laden Sie die konvertierte Datei herunter.

Mehr zur Vorgehensweise erfahren Sie unter CSV in MT940 konvertieren und CSV in CAMT.053 konvertieren.

Schritt 4 — Import in e-Boekhouden

1. Gehen Sie in e-Boekhouden zu Boekhouden > Eingeben > Importieren.
2. Sie gelangen zum Bildschirm „Digitalen Auszug hochladen“.
3. Klicken Sie auf Datei auswählen und wählen Sie die MT940-Datei (Endungen .sta, .940 oder .mt940).
4. Prüfen Sie, dass die IBAN in der Datei mit der IBAN des Adyen-Bankkontos übereinstimmt.
5. Klicken Sie auf Weiter und bestätigen Sie den Import.

Für die allgemeine Importprozedur verweisen wir auf Kontoauszüge in e-Boekhouden importieren. Die Vorgehensweise mit Zahlungsdienstleistern verläuft identisch; siehe auch AMEX, PayPal, Stripe in e-Boekhouden importieren.

Schritt 5 — Batch-Auszahlung, Gebühren und Chargebacks buchen

Unter dem Adyen-Bankkonto stehen nun alle einzelnen Transaktionen. Auf Ihrem Geschäftsbankjournal steht eine Zeile: die Batch-Auszahlung von Adyen. Verarbeiten Sie diese wie folgt:

• Batch-Auszahlung auf Geschäftskonto → als interne Umbuchung zwischen 1085 Adyen Verrechnungskonto und Ihrem Bankkonto buchen.
• Gebühren (Transaktionskosten) → auf ein Sachkonto Zahlungsdienstleisterkosten oder Bankkosten buchen.
• Refunds → gegen den ursprünglichen Debitor buchen.
• Chargebacks → auf ein separates Sachkonto Chargebacks buchen, damit sie in Ihrem Reporting sichtbar bleiben.

Am Ende jeder Periode ist der Saldo auf 1085 Adyen Verrechnungskonto null, abgesehen von einem eventuell noch offenen Batch. Ein unerklärlicher Saldo deutet auf einen fehlenden oder doppelt importierten Settlement detail report hin.

Häufige Stolperfallen

• Bankzeile direkt auf Debitoren buchen. Teilen Sie den Batch zuerst in einzelne Transaktionen auf; erst dann bleiben die Debitoren korrekt.
• Reserven übersehen. Adyen kann einen Teil des Umsatzes vorübergehend als Reserve einbehalten. Diese Zeile gehört auf das Verrechnungskonto, nicht auf den Umsatz.
• Gebühren im Umsatz belassen. Buchen Sie Gebühren auf ein separates Sachkonto; das hält Ihre Umsatzzahl sauber für Umsatzsteuer und Reporting.
• Mehrere Merchant Accounts vermischen. Verwenden Sie pro Account ein eigenes Bankkonto mit Verrechnungskonto und fiktiver IBAN.

Datei von e-Boekhouden nicht akzeptiert?

Erhalten Sie eine Fehlermeldung wie Bankkonto nicht gefunden oder Unbekanntes Format? Mit StatementBridge konvertieren Sie den Adyen-Bericht doch noch in eine e-Boekhouden-freundliche MT940-Datei mit der richtigen IBAN.