Adyen-Transaktionen in Moneybird importieren

Adyen wickelt Zahlungen für viele Webshops, Plattformen und Einzelhändler ab. Die Zahlungen funktionieren nahezu immer reibungslos; der Engpass liegt in der Buchhaltung. Adyen zahlt Ihr Guthaben gebündelt auf Ihr Bankkonto aus, während Moneybird für eine saubere Debitorenverwaltung jede zugrunde liegende Transaktion einzeln benötigt. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Adyen-Transaktionen sauber in Moneybird importieren.

Warum Adyen in Moneybird besondere Aufmerksamkeit erfordert

Eine Adyen-Zahlung durchläuft mehrere Schritte, bevor sie auf Ihrem Kontoauszug steht:

1. Kunde zahlt — der Betrag wird einem Settlement-Batch auf Ihrem Adyen-Konto gutgeschrieben.
2. Adyen verrechnet — Gebühren, Refunds, Chargebacks und Reserven werden innerhalb des Batches verrechnet.
3. Adyen zahlt aus — das Nettoguthaben des Batches wird als ein einziger Betrag auf Ihr Geschäftskonto gebucht.

Auf Ihrem Kontoauszug sehen Sie nur diese Auszahlung: eine Zeile mit beispielsweise Adyen settlement batch 142 in Höhe von € 12.480,33. Buchen Sie nur diese Zeile, so bleiben offene Rechnungen in Moneybird zu Unrecht offen, Ihnen fehlt der Einblick in Gebühren und Chargebacks, und Ihre Umsatzsteuererklärung stimmt nicht sauber mit Ihrem Umsatz überein. Die Lösung besteht darin, einen Auszug mit den zugrunde liegenden Transaktionen zu importieren — nicht nur die Batch-Auszahlung.

Welchen Adyen-Bericht wählen Sie?

Adyen liefert keine fertige MT940- oder CAMT.053-Datei für Ihre Buchhaltung. Im Adyen Customer Area finden Sie unter Reports jedoch die benötigten Quelldateien:

• Settlement detail report — pro Settlement-Batch eine Aufstellung aller Zahlungen, Gebühren, Refunds und Chargebacks. Verfügbar als CSV. Dies ist der Bericht, den Sie für die Buchhaltung verwenden.
• Payment accounting report — alle Zahlungen eines Zeitraums, unabhängig von der Auszahlung. Geeignet zur Analyse, weniger zur Abstimmung.

Für Moneybird eignet sich der Settlement detail report am besten: die Summe der Transaktionen abzüglich der Gebühren stimmt mit der Batch-Auszahlung auf Ihrem Bankkonto überein. Die Differenz verarbeiten Sie auf einem separaten Sachkonto Zahlungsdienstleisterkosten.

Hinweis: Moneybird ist ein strikter Importer

Moneybird akzeptiert nur offiziell formatierte MT940- und CAMT.053-Dateien und weist eine Adyen-CSV oder eine abweichende Datei ab. Da CAMT.053 ein reichhaltigeres und strenger validiertes Format ist, empfehlen wir für Moneybird CAMT.053: Buchungszeilen, Gegenkonten und Referenzen kommen damit am vollständigsten an. Verwenden Sie dabei eine fiktive IBAN für das Adyen-Verrechnungskonto.

Vorgehen im Überblick

1. Legen Sie in Moneybird ein Finanzkonto für Adyen als Verrechnungskonto an.
2. Laden Sie pro Batch den Settlement detail report aus dem Adyen Customer Area herunter.
3. Konvertieren Sie die CSV mit StatementBridge in CAMT.053 (empfohlen) oder MT940.
4. Importieren Sie die Datei auf das Adyen-Konto in Moneybird.
5. Buchen Sie die Batch-Auszahlung als interne Umbuchung zwischen dem Adyen-Konto und Ihrem Geschäftskonto.
6. Buchen Sie Gebühren, Refunds und Chargebacks auf die richtigen Sachkonten.

Schritt 1 — Adyen-Konto in Moneybird anlegen

1. Gehen Sie in Moneybird zu Verwaltung → Finanzkonten.
2. Klicken Sie auf Neues Konto hinzufügen und wählen Sie Manuelles Konto.
3. Geben Sie dem Konto einen erkennbaren Namen, beispielsweise Adyen Verrechnungskonto.
4. Wählen Sie als Typ Bankkonto.
5. Tragen Sie eine fiktive IBAN ein. Verwenden Sie eine erkennbare Folge, die keine echte Bank vergibt, wie NL00ADYE0000000000.
6. Wählen Sie die richtige Währung (in den meisten Fällen EUR).
7. Speichern Sie das Konto.

Dieses Konto wird zum „Zwischenkonto“, auf dem Adyen-Transaktionen eingehen, bevor die Batch-Auszahlung auf Ihre echte Bank gebucht wird. Verarbeiten Sie mehrere Merchant Accounts? Verwenden Sie dann pro Account ein eigenes Konto mit fiktiver IBAN.

Schritt 2 — Settlement detail report aus Adyen herunterladen

1. Melden Sie sich im Adyen Customer Area an.
2. Gehen Sie zu Reports und wählen Sie den richtigen Merchant Account.
3. Öffnen Sie den Settlement detail report für den Batch, den Sie verarbeiten möchten.
4. Laden Sie den Bericht als CSV herunter und speichern Sie ihn an einem festen Ort (beispielsweise \Adyen\Settlements\2026\).
5. Notieren Sie die Batchnummer; diese verwenden Sie später zur Abstimmung der Bankzeile.

Der Bericht führt pro Zeile die abgewickelten Zahlungen, Refunds, Chargebacks und die Gebühren (Markup, Scheme Fees, Interchange) auf. Sie stimmen die Zeilen über die Psp Reference oder Merchant Reference aus dem Bericht mit Ihren Rechnungen ab.

Schritt 3 — CSV in CAMT.053 oder MT940 konvertieren

Moneybird verarbeitet CAMT.053 und MT940 standardmäßig, jedoch keine Adyen-CSV mit der ursprünglichen Spaltenstruktur. Mit StatementBridge wandeln Sie die Datei in wenigen Sekunden um:

1. Öffnen Sie die Konvertierungs-App.
2. Laden Sie den Adyen Settlement detail report (CSV) hoch.
3. Wählen Sie Adyen als Quelle und wählen Sie CAMT.053 als Ziel (für Moneybird empfohlen).
4. Tragen Sie die fiktive IBAN ein, die Sie in Schritt 1 mit dem Adyen-Konto verknüpft haben.
5. Laden Sie die konvertierte Datei herunter.

Mehr zur Vorgehensweise erfahren Sie unter CSV in CAMT.053 konvertieren und CSV in MT940 konvertieren. Unsicher beim Format? MT940 vs. CAMT.053: Was ist der Unterschied? hilft Ihnen bei der Wahl.

Schritt 4 — Import in Moneybird

1. Gehen Sie in Moneybird zu Verwaltung → Finanzkonten.
2. Öffnen Sie das Adyen Verrechnungskonto, das Sie in Schritt 1 angelegt haben.
3. Klicken Sie auf Kontoauszug importieren und laden Sie die CAMT.053- oder MT940-Datei hoch.
4. Prüfen Sie, dass die IBAN in der Datei mit der IBAN des Kontos übereinstimmt.
5. Bestätigen Sie den Import und öffnen Sie den Auszug zur Verarbeitung.

Für die allgemeine Importprozedur verweisen wir auf Kontoauszüge in Moneybird importieren. Die Vorgehensweise mit Zahlungsdienstleistern verläuft identisch; siehe auch AMEX, PayPal, Stripe in Moneybird importieren.

Schritt 5 — Batch-Auszahlung, Gebühren und Chargebacks buchen

Auf Ihrem Adyen-Konto stehen nun alle einzelnen Transaktionen. Auf Ihrem Geschäftskonto steht eine Zeile: die Batch-Auszahlung von Adyen. Verarbeiten Sie diese wie folgt:

• Batch-Auszahlung auf Geschäftskonto → als interne Umbuchung (manuelle Buchung) zwischen Adyen Verrechnungskonto und Ihrem Bankkonto buchen.
• Gebühren (Transaktionskosten) → auf ein Sachkonto Zahlungsdienstleisterkosten (oder ein anderes Kostenkonto, das Sie in Moneybird verwenden) buchen.
• Refunds → gegen die ursprüngliche Rechnung buchen.
• Chargebacks → auf ein separates Sachkonto Chargebacks buchen, damit sie in Ihrem Reporting sichtbar bleiben.

Am Ende jeder Periode ist der Saldo auf Adyen Verrechnungskonto null, abgesehen von einem eventuell noch offenen Batch. Ein unerklärlicher Saldo deutet auf einen fehlenden oder doppelt importierten Settlement detail report hin.

Häufige Stolperfallen

• Bankzeile direkt auf Debitoren buchen. Teilen Sie den Batch zuerst in einzelne Transaktionen auf; erst dann werden offene Rechnungen in Moneybird automatisch ausgeglichen.
• Reserven übersehen. Adyen kann einen Teil des Umsatzes vorübergehend als Reserve einbehalten. Diese Zeile gehört auf das Verrechnungskonto, nicht auf den Umsatz.
• Gebühren im Umsatz belassen. Buchen Sie Gebühren auf ein separates Sachkonto; das hält Ihre Umsatzzahl sauber für Umsatzsteuer und Reporting.
• Mehrere Merchant Accounts vermischen. Verwenden Sie pro Account ein eigenes Konto mit Verrechnungskonto und fiktiver IBAN.

Datei von Moneybird nicht akzeptiert?

Erhalten Sie eine Fehlermeldung wie Dateiformat nicht erkannt oder IBAN unbekannt? Da Moneybird ein strikter Importer ist, konvertieren Sie den Adyen-Bericht mit StatementBridge in eine Moneybird-freundliche CAMT.053- oder MT940-Datei mit der richtigen IBAN.