Adyen-transacties importeren in Moneybird

Adyen verwerkt betalingen voor veel Nederlandse webshops, platformen en retailers. De betalingen gaan vrijwel altijd goed; het knelpunt zit in de boekhouding. Adyen schrijft uw saldo gebundeld uit naar uw bankrekening, terwijl Moneybird voor een schone debiteurenadministratie iedere onderliggende transactie afzonderlijk nodig heeft. In deze gids leest u hoe u Adyen-transacties op een nette manier in Moneybird importeert.

Waarom Adyen aparte aandacht nodig heeft in Moneybird

Een Adyen-betaling doorloopt meerdere stappen voordat hij op uw bankafschrift staat:

1. Klant betaalt — het bedrag komt in een settlement-batch op uw Adyen-account te staan.
2. Adyen verrekent — fees, refunds, chargebacks en reserves worden binnen de batch verrekend.
3. Adyen betaalt uit — het netto-saldo van de batch wordt als één bedrag naar uw zakelijke rekening geboekt.

Op uw bankafschrift ziet u alleen die uitbetaling: één regel met bijvoorbeeld Adyen settlement batch 142 van € 12.480,33. Boekt u alleen die regel, dan blijven openstaande facturen in Moneybird ten onrechte open, mist u inzicht in fees en chargebacks, en sluit uw btw-aangifte niet zuiver aan op uw omzet. De oplossing is een afschrift te importeren met de onderliggende transacties — niet alleen de batch-uitbetaling.

Welk Adyen-rapport kiest u?

Adyen levert geen kant-en-klaar MT940- of CAMT.053-bestand voor uw boekhouding. In de Adyen Customer Area vindt u onder Reports wel de bronbestanden die u nodig heeft:

• Settlement detail report — per settlement-batch een specificatie van alle betalingen, fees, refunds en chargebacks. Beschikbaar als CSV. Dit is het rapport dat u voor de boekhouding gebruikt.
• Payment accounting report — alle betalingen in een periode, ongeacht de uitbetaling. Geschikt voor analyse, minder voor aansluiting.

Voor Moneybird werkt het settlement detail report het prettigst: de som van de transacties minus de fees klopt met de batch-uitbetaling op uw bankrekening. Het verschil verwerkt u op een aparte grootboekrekening Betaaldienstkosten.

Let op: Moneybird is een strikte importer

Moneybird accepteert alleen officieel opgemaakte MT940- en CAMT.053-bestanden en wijst een Adyen-CSV of een afwijkend bestand af. Omdat CAMT.053 een rijker en strenger gevalideerd formaat is, raden we voor Moneybird CAMT.053 aan: de boekingsregels, tegenrekeningen en referenties komen daarmee het volledigst binnen. Gebruik daarbij een fictief IBAN voor de Adyen-tussenrekening.

Aanpak op hoofdlijnen

1. Maak in Moneybird een financiële rekening aan voor Adyen als tussenrekening.
2. Download per batch het settlement detail report uit de Adyen Customer Area.
3. Converteer de CSV naar CAMT.053 (aanbevolen) of MT940 via StatementBridge.
4. Importeer het bestand op de Adyen-rekening in Moneybird.
5. Boek de batch-uitbetaling als interne overboeking tussen het Adyen-account en uw zakelijke bankrekening.
6. Boek fees, refunds en chargebacks op de juiste grootboekrekeningen.

Stap 1 — Adyen-rekening aanmaken in Moneybird

1. Ga in Moneybird naar Administratie → Financiële accounts.
2. Klik op Nieuw account toevoegen en kies Handmatig account.
3. Geef het account een herkenbare naam, bijvoorbeeld Adyen tussenrekening.
4. Kies als type Bankrekening.
5. Vul een fictief IBAN in. Gebruik een herkenbare reeks die geen echte bank uitgeeft, zoals NL00ADYE0000000000.
6. Selecteer de juiste valuta (in de meeste gevallen EUR).
7. Sla het account op.

Dit account wordt het ‘tussenstation’ waar Adyen-transacties binnenkomen voordat de batch-uitbetaling naar uw echte bank wordt geboekt. Verwerkt u meerdere merchant accounts? Gebruik dan per account een eigen rekening met fictief IBAN.

Stap 2 — Settlement detail report downloaden uit Adyen

1. Log in op de Adyen Customer Area.
2. Ga naar Reports en selecteer het juiste merchant account.
3. Open het Settlement detail report voor de batch die u wilt verwerken.
4. Download het rapport als CSV en bewaar het op een vaste plek (bijvoorbeeld \Adyen\Settlements\2026\).
5. Noteer het batchnummer; dat gebruikt u later om de bankregel aan te sluiten.

Het rapport specificeert per regel de afgewikkelde betalingen, refunds, chargebacks en de fees (Markup, Scheme Fees, Interchange). U sluit de regels aan op uw facturen via de Psp Reference of Merchant Reference uit het rapport.

Stap 3 — CSV converteren naar CAMT.053 of MT940

Moneybird verwerkt CAMT.053 en MT940 standaard, maar geen Adyen-CSV met de oorspronkelijke kolomstructuur. Met StatementBridge zet u het bestand in enkele seconden om:

1. Open de conversie-app.
2. Upload het Adyen settlement detail report (CSV).
3. Selecteer Adyen als bron en kies CAMT.053 als doel (voor Moneybird aanbevolen).
4. Vul het fictieve IBAN in dat u in stap 1 aan de Adyen-rekening heeft gekoppeld.
5. Download het geconverteerde bestand.

Lees meer over de werkwijze in CSV naar CAMT.053 converteren en CSV naar MT940 converteren. Twijfelt u over het formaat? MT940 vs CAMT.053: wat is het verschil? helpt u kiezen.

Stap 4 — Importeren in Moneybird

1. Ga in Moneybird naar Administratie → Financiële accounts.
2. Open de Adyen tussenrekening die u in stap 1 heeft aangemaakt.
3. Klik op Bankafschrift importeren en upload het CAMT.053- of MT940-bestand.
4. Controleer dat het IBAN in het bestand overeenkomt met het IBAN van het account.
5. Bevestig de import en open het afschrift om te verwerken.

Voor de algemene importprocedure verwijzen we naar Bankafschriften importeren in Moneybird. De werkwijze met betaaldienstverleners verloopt identiek; zie ook Mollie-transacties importeren in Moneybird.

Stap 5 — Batch-uitbetaling, fees en chargebacks boeken

Op uw Adyen-account staan nu alle losse transacties. Op uw zakelijke bankrekening staat één regel: de batch-uitbetaling van Adyen. Verwerk dit als volgt:

• Batch-uitbetaling op zakelijke bank → boeken als interne overboeking (handmatige boeking) tussen Adyen tussenrekening en uw bankrekening.
• Fees (transactiekosten) → boeken op een grootboekrekening Betaaldienstkosten (of een andere kostenrekening die u in Moneybird gebruikt).
• Refunds → tegenboeken op de oorspronkelijke factuur.
• Chargebacks → boeken op een aparte grootboekrekening Chargebacks zodat ze zichtbaar blijven in uw rapportage.

Aan het einde van iedere periode is het saldo op Adyen tussenrekening nul, op een eventueel nog openstaande batch na. Een onverklaarbaar saldo duidt op een ontbrekend of dubbel geïmporteerd settlement detail report.

Veelvoorkomende valkuilen

• Bankregel direct op debiteuren boeken. Splits eerst de batch in losse transacties; pas dan lopen openstaande facturen in Moneybird automatisch weg.
• Reserves over het hoofd zien. Adyen kan een deel van de omzet tijdelijk als reserve inhouden. Die regel hoort op de tussenrekening, niet op omzet.
• Fees in de omzet laten staan. Boek fees op een aparte grootboekrekening; dat houdt uw omzetcijfer zuiver voor btw en rapportage.
• Meerdere merchant accounts mengen. Gebruik per account een eigen rekening met tussenrekening en fictief IBAN.

Bestand niet geaccepteerd door Moneybird?

Krijgt u een foutmelding zoals Bestandsformaat niet herkend of IBAN onbekend? Omdat Moneybird een strikte importer is, converteert u het Adyen-rapport met StatementBridge naar een Moneybird-vriendelijk CAMT.053- of MT940-bestand met het juiste IBAN.