Adyen-transacties importeren in Exact Online

Adyen verwerkt betalingen voor veel Nederlandse webshops, platformen en retailers. De betalingen gaan vrijwel altijd goed; het knelpunt zit in de boekhouding. Adyen schrijft uw saldo gebundeld uit naar uw bankrekening, terwijl Exact Online iedere transactie afzonderlijk wil zien om debiteuren, omzet, fees en chargebacks correct te boeken. In deze gids leest u hoe u Adyen-transacties op een schone manier in Exact Online importeert.

Waarom Adyen aparte aandacht nodig heeft

Een Adyen-betaling doorloopt meerdere stappen voordat hij op uw bankafschrift verschijnt:

1. Klant betaalt — het bedrag komt in een settlement-batch op uw Adyen-account te staan.
2. Adyen verrekent — fees, refunds, chargebacks en reserves worden binnen de batch verrekend.
3. Adyen betaalt uit — het netto-saldo van de batch wordt als één bedrag naar uw zakelijke bankrekening geboekt.

Op uw bankafschrift ziet u alleen die uitbetaling: één regel met bijvoorbeeld Adyen settlement batch 142 van € 12.480,33. Boekt u alleen die regel, dan blijven openstaande facturen in Exact Online ten onrechte open en mist u inzicht in fees en chargebacks. De oplossing is een afschrift te importeren met de onderliggende transacties — niet alleen de batch-uitbetaling.

Welk Adyen-rapport kiest u?

Adyen levert geen kant-en-klaar MT940- of CAMT.053-bestand voor uw boekhouding. In de Adyen Customer Area vindt u onder Reports wel de bronbestanden die u nodig heeft:

• Settlement detail report — per settlement-batch een specificatie van alle betalingen, fees, refunds en chargebacks. Beschikbaar als CSV. Dit is het rapport dat u voor de boekhouding gebruikt.
• Payment accounting report — alle betalingen in een periode, ongeacht de uitbetaling. Geschikt voor analyse, minder voor aansluiting.

Voor Exact Online werkt het settlement detail report het prettigst: de som van de transacties minus de fees klopt met de batch-uitbetaling op uw bankrekening. Het verschil boekt u op een aparte grootboekrekening, bijvoorbeeld Betaaldienstenkosten.

Aanpak op hoofdlijnen

1. Maak in Exact Online een aparte bankrekening (dagboek) met tussenrekening aan voor Adyen.
2. Download per batch het settlement detail report uit de Adyen Customer Area.
3. Converteer de CSV naar MT940 of CAMT.053 via StatementBridge.
4. Importeer het bestand in het Adyen-dagboek.
5. Boek de batch-uitbetaling als interne overboeking tussen de Adyen-tussenrekening en uw bankrekening.
6. Boek fees, refunds en chargebacks op de juiste grootboekrekeningen.

Stap 1 — Adyen-tussenrekening aanmaken in Exact Online

1. Ga in Exact Online naar Stamgegevens → Financieel → Bankrekeningen.
2. Voeg een nieuwe bankrekening toe en koppel die aan een nieuw bankdagboek.
3. Geef het een herkenbare omschrijving, bijvoorbeeld Adyen tussenrekening.
4. Koppel het aan een grootboekrekening in de liquide-middelenklasse, bijvoorbeeld 1085 Adyen tussenrekening.
5. Vul een fictief IBAN in — een herkenbare reeks die geen echte bank uitgeeft, zoals NL00ADYE0000000000.
6. Sla de bankrekening op.

Dit dagboek wordt het ‘tussenstation’ waar Adyen-transacties binnenkomen voordat de batch-uitbetaling naar uw echte bank wordt geboekt. Dezelfde werkwijze met een fictief IBAN gebruikt u ook voor buitenlandse valuta; zie Buitenlandse valuta importeren in Exact Online.

Stap 2 — Settlement detail report downloaden uit Adyen

1. Log in op de Adyen Customer Area.
2. Ga naar Reports en selecteer het juiste merchant account.
3. Open het Settlement detail report voor de batch die u wilt verwerken.
4. Download het rapport als CSV en bewaar het op een vaste plek (bijvoorbeeld \Adyen\Settlements\2026\).
5. Noteer het batchnummer; dat gebruikt u later om de bankregel aan te sluiten.

Verwerkt u meerdere merchant accounts? Houd de rapporten dan per account gescheiden, zodat elke uitbetaling herleidbaar blijft tot de juiste tussenrekening.

Stap 3 — CSV converteren naar MT940 of CAMT.053

Exact Online verwerkt MT940 en CAMT.053 standaard, maar geen Adyen-CSV. Met StatementBridge zet u het bestand in enkele seconden om:

1. Open de conversie-app.
2. Upload het Adyen settlement detail report (CSV).
3. Selecteer Adyen als bron en kies MT940 of CAMT.053 als doel.
4. Vul het fictieve IBAN in dat u in stap 1 aan het Adyen-dagboek heeft gekoppeld.
5. Download het geconverteerde bestand.

Lees meer over de werkwijze in CSV naar MT940 converteren en CSV naar CAMT.053 converteren. Twijfelt u over het formaat? MT940 vs CAMT.053: wat is het verschil? helpt u kiezen.

Stap 4 — Importeren in Exact Online

1. Ga in Exact Online naar Bankboeken → Importeren → Bankafschriften.
2. Selecteer het Adyen-dagboek dat u in stap 1 heeft aangemaakt.
3. Upload het MT940- of CAMT.053-bestand.
4. Controleer dat het IBAN in het bestand overeenkomt met het IBAN van het dagboek.
5. Bevestig de import en open het afschrift om te verwerken.

Voor de algemene importprocedure verwijzen we naar Bankafschriften importeren in Exact Online. De werkwijze met betaaldienstverleners verloopt identiek; zie ook Mollie-transacties importeren in Exact Online.

Stap 5 — Batch-uitbetaling, fees en chargebacks boeken

In het Adyen-dagboek staan nu alle individuele transacties. Op uw zakelijke bankboek staat één regel: de batch-uitbetaling van Adyen. Verwerk dit als volgt:

• Batch-uitbetaling op zakelijke bank → boeken als interne overboeking tussen 1085 Adyen tussenrekening en uw bankrekening.
• Fees (transactiekosten) → boeken op een grootboekrekening Betaaldienstenkosten of Bankkosten.
• Refunds → tegenboeken op de oorspronkelijke debiteur.
• Chargebacks → boeken op een aparte grootboekrekening Chargebacks zodat ze zichtbaar blijven in uw rapportage.

Aan het einde van iedere periode is het saldo op 1085 Adyen tussenrekening nul, op een eventueel nog openstaande batch na. Een onverklaarbaar saldo duidt op een ontbrekend of dubbel geïmporteerd settlement detail report.

Veelvoorkomende valkuilen

• Bankregel direct op debiteuren boeken. Splits eerst de batch in losse transacties; pas dan blijven debiteuren kloppend.
• Reserves over het hoofd zien. Adyen kan een deel van de omzet tijdelijk als reserve inhouden. Die regel hoort op de tussenrekening, niet op omzet.
• Fees in de omzet laten staan. Boek fees op een aparte grootboekrekening; dat houdt uw omzetcijfer zuiver voor btw en rapportage.
• Meerdere merchant accounts mengen. Gebruik per account een eigen tussenrekening en fictief IBAN.

Bestand niet geaccepteerd door Exact Online?

Krijgt u een foutmelding zoals Onbekend formaat of IBAN niet herkend? Met StatementBridge converteert u het Adyen-rapport alsnog naar een Exact-vriendelijk MT940- of CAMT.053-bestand met het juiste IBAN.