Buitenlandse valuta bankafschriften importeren in Exact Online

Het probleem

Exact Online weigert MT940-bestanden met niet-NL IBANs voor buitenlandse valuta bankdagboeken. Dit treft gebruikers van Bunq Local Currency, Wise, Revolut en andere banken die buitenlandse IBANs verstrekken voor USD-, GBP- of andere valutarekeningen.

Wanneer u een MT940-bestand probeert te importeren met bijvoorbeeld een GB-IBAN of US-IBAN, geeft Exact Online de foutmelding “Bankrekening niet gevonden” — zelfs als de bankrekening correct is aangemaakt in de administratie.

De oorzaak

Exact Online koppelt een MT940-bestand aan een bankrekening via het :25: veld in het MT940-formaat. Dit veld bevat het IBAN van de bankrekening. Voor vreemde valuta dagboeken eist Exact Online een NL-IBAN, maar veel buitenlandse valutarekeningen hebben per definitie een niet-Nederlands IBAN.

Een concreet voorbeeld: Bunq biedt Local Currency rekeningen aan voor USD en GBP. Deze rekeningen worden beheerd via The Currency Cloud als banking partner. Een Bunq GBP-rekening heeft daardoor een GB-IBAN (bijvoorbeeld GB84TCCL...), en een USD-rekening een US routing number. Exact Online kan deze buitenlandse IBANs niet koppelen aan een vreemde valuta bankdagboek.

De oplossing — stap voor stap

De workaround is om een fictief NL-IBAN te gebruiken voor de buitenlandse valutarekening in Exact Online. StatementBridge vult dit fictieve IBAN automatisch in het MT940-bestand in, zodat u het bestand niet handmatig hoeft te bewerken.

Stap 1: Valuta aanmaken in Exact Online

Controleer of de gewenste valuta (USD, GBP, etc.) is geactiveerd in uw administratie. Ga naar Financiëel > Valuta - Wisselkoersen en voeg de valuta toe als deze nog niet beschikbaar is. Stel eventueel de wisselkoers in.

Stap 2: Apart bankdagboek aanmaken voor de vreemde valuta

Maak in Exact Online een apart bankdagboek aan voor de buitenlandse valutarekening. Ga naar Financiëel > Dagboeken en maak een nieuw dagboek van het type Bank aan. Stel de valuta in op de juiste vreemde valuta (bijv. USD of GBP).

Stap 3: Fictief NL-IBAN genereren

Genereer een fictief NL-IBAN via testnummers.nl. Dit IBAN is syntactisch geldig maar hoort niet bij een echte bankrekening. Noteer dit IBAN — u heeft het nodig in stap 4 en 5.

Stap 4: Bankrekening inrichten met het fictieve IBAN

Ga naar Financiëel > Bank en kas > Bankrekeningen en maak een nieuwe bankrekening aan (of wijzig de bestaande). Vul het fictieve NL-IBAN in als rekeningnummer en stel de valuta in op de juiste vreemde valuta (USD of GBP). Koppel de bankrekening aan het dagboek dat u in stap 2 heeft aangemaakt.

Stap 5: Fictief IBAN invullen in StatementBridge

Upload uw bankafschrift (CSV, Excel, PDF of ander formaat) in StatementBridge. Doorloop de stappen en vul bij stap 4 (Import instellingen) het fictieve NL-IBAN in. StatementBridge plaatst dit IBAN in het :25: veld van het MT940-bestand, zodat Exact Online het bestand correct koppelt aan uw vreemde valuta bankrekening.

Stap 6: MT940 exporteren en importeren in Exact Online

Exporteer het MT940-bestand vanuit StatementBridge en importeer het in Exact Online via Boekhouding > Bank en kas > Afschriften > Import. Exact Online herkent het fictieve NL-IBAN en koppelt de transacties aan de juiste vreemde valuta bankrekening.

Bunq Local Currency accounts

Bunq biedt Local Currency rekeningen aan waarmee klanten geld kunnen aanhouden in vreemde valuta. Deze rekeningen worden niet door Bunq zelf beheerd, maar via The Currency Cloud als banking partner:

• Bunq GBP-rekening: Gebruikt een GB-IBAN via The Currency Cloud (bijv. GB84TCCL04040400000000). Dit is een volwaardig Brits IBAN, maar Exact Online accepteert het niet voor een GBP-dagboek.
• Bunq USD-rekening: Gebruikt US routing en accountnummers via The Currency Cloud. Aangezien de VS geen IBAN-systeem kent, heeft deze rekening helemaal geen IBAN — wat het importeren in Exact Online extra lastig maakt.

In beide gevallen is de oplossing hetzelfde: genereer een fictief NL-IBAN via testnummers.nl en gebruik dit in zowel Exact Online als in StatementBridge. Zo koppelt Exact Online het MT940-bestand aan de juiste bankrekening, ongeacht de werkelijke IBAN van de rekening.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

Probleem	Oorzaak	Oplossing
“Bankrekening niet gevonden”	Het IBAN in het MT940-bestand (buitenlands IBAN) komt niet overeen met een bankrekening in Exact Online	Gebruik een fictief NL-IBAN in zowel Exact Online als in StatementBridge (stap 3–5)
“Valuta komt niet overeen”	De valuta in het MT940-bestand wijkt af van de valuta van het bankdagboek in Exact Online	Controleer of het bankdagboek en de bankrekening zijn ingesteld op de juiste valuta (USD, GBP, etc.)
Dubbel IBAN conflict	Het fictieve NL-IBAN is al in gebruik bij een andere bankrekening of administratie	Genereer een nieuw uniek fictief NL-IBAN via testnummers.nl en gebruik dit voor de betreffende rekening
Wisselkoers ontbreekt	De valuta is niet geactiveerd of er is geen wisselkoers ingesteld in Exact Online	Ga naar Financiëel > Valuta - Wisselkoersen en activeer de valuta met de juiste koers
Saldo klopt niet	Begin- of eindsaldo in het MT940-bestand wijkt af van de administratie	Controleer of eerdere afschriften correct zijn geïmporteerd en importeer afschriften op volgorde

Bankafschrift converteren voor Exact Online

Met StatementBridge converteert u bankafschriften van Bunq, Wise, Revolut en andere banken naar MT940 — inclusief het juiste (fictieve) NL-IBAN voor vreemde valuta dagboeken in Exact Online. Upload uw bestand, vul het fictieve IBAN in bij de import instellingen en download het kant-en-klare MT940-bestand.