PDF-Kontoauszug mit KI in MT940 umwandeln

Warum ist eine PDF schwer zu konvertieren?

Eine PDF ist dafür gemacht, von Menschen gelesen zu werden, nicht von Software. Im Gegensatz zu einer MT940- oder CAMT.053-Datei hat eine PDF keine feste Struktur: Jede Bank wählt ein eigenes Layout, eine eigene Spaltenaufteilung und Reihenfolge. Die eine Bank setzt den Betrag links, die andere rechts; die eine verwendet eine Zeile pro Transaktion, die andere mehrere. Dadurch kann Ihre Buchhaltungssoftware eine PDF nicht direkt einlesen.

Außerdem sind viele PDFs eigentlich Bilder — zum Beispiel eingescannte Papierauszüge oder ein Screenshot. Darin steckt überhaupt kein Text, den ein Programm auslesen kann. Manuelles Abtippen ist dann zeitaufwendig und fehleranfällig.

Die Lösung: KI-Extraktion

Für einen KI-Scan nutzt StatementBridge Mistral AI (bezahlter Scan) oder den Anbieter Ihres eigenen Schlüssels (Pro: Anthropic, OpenAI, Google, Mistral oder xAI). Das Modell liest den Inhalt des Dokuments und extrahiert pro Transaktion Datum, Betrag, Beschreibung und Gegenkonto; wie gut das gelingt, hängt von Lesbarkeit und Layout der PDF ab.

StatementBridge versucht zunächst eine gewöhnliche Tabellen-Extraktion an der PDF. Gelingt das nicht — etwa weil die PDF ein gescanntes Bild ist oder ein ungewöhnliches Layout hat — können Sie selbst einen KI-Scan mit Bilderkennung starten. So werden auch gescannte und Bild-PDFs unterstützt.

Wie funktioniert es? Schritt für Schritt

1. Laden Sie Ihre PDF hoch — gehen Sie zu StatementBridge und ziehen Sie Ihren PDF-Kontoauszug in das Fenster. Text-PDFs: höchstens 600 Seiten; gescannte PDFs: höchstens 90; ein KI-Scan: höchstens 50 Seiten. Dateigröße: höchstens 10 MB.
2. Die KI liest die Transaktionen — das KI-Modell analysiert das Dokument und erkennt alle Transaktionen, inklusive Beträge, Daten und Beschreibungen. Auch gescannte Seiten werden über Bilderkennung verarbeitet.
3. Prüfen Sie die Vorschau — betrachten Sie alle extrahierten Transaktionen im Editor und korrigieren Sie, wo nötig.
4. Wählen Sie MT940 oder CAMT.053 — wählen Sie das Ausgabeformat, das Ihre Buchhaltungssoftware erwartet.
5. Herunterladen — laden Sie die Datei herunter und lesen Sie sie in Ihr Buchhaltungspaket ein.

Die Bedeutung der Kontroll-Vorschau

Welche PDFs werden unterstützt?

• Kontoauszüge aller Banken, auch ausländischer
• Kreditkartenabrechnungen (Amex, Visa, Mastercard)
• Kontoübersichten und Saldoaufstellungen
• Gescannte Papierauszüge und Bild-PDFs (über Bilderkennung)

Text-PDFs liest StatementBridge zunächst ohne KI. Gelingt das nicht, etwa bei einem Scan, können Sie selbst einen KI-Scan starten: Er kostet 1 Credit, ohne Abonnement oder eigenen Schlüssel. Pro enthält 10 KI-Scans pro Monat; darüber hinaus zahlt auch Pro pro Scan. Pro unterstützt auch eigene Schlüssel von Anthropic, OpenAI, Google, Mistral oder xAI; die Anbieterkosten zahlen Sie dann direkt. Der Export zählt zusätzlich als Konvertierung. Ein KI-Scan verarbeitet höchstens 50 Seiten; prüfen Sie das Ergebnis vor dem Import.