Adyen-Transaktionen in AFAS importieren

Adyen wickelt Zahlungen für viele Webshops, Plattformen und Einzelhändler ab. Die Zahlungen funktionieren nahezu immer reibungslos; der Engpass liegt in der Buchhaltung. Adyen zahlt Ihr Guthaben gebündelt auf Ihr Bankkonto aus, während AFAS jede Transaktion einzeln sehen möchte, um Debitoren, Umsatz, Gebühren und Chargebacks korrekt zu buchen. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Adyen-Transaktionen sauber in AFAS importieren.

Warum Adyen besondere Aufmerksamkeit erfordert

Eine Adyen-Zahlung durchläuft mehrere Schritte, bevor sie auf Ihrem Kontoauszug erscheint:

1. Kunde zahlt — der Betrag wird einem Settlement-Batch auf Ihrem Adyen-Konto gutgeschrieben.
2. Adyen verrechnet — Gebühren, Refunds, Chargebacks und Reserven werden innerhalb des Batches verrechnet.
3. Adyen zahlt aus — das Nettoguthaben des Batches wird als ein einziger Betrag auf Ihr Geschäftskonto gebucht.

Auf Ihrem Kontoauszug sehen Sie nur diese Auszahlung: eine Zeile mit beispielsweise Adyen settlement batch 142 in Höhe von € 12.480,33. Buchen Sie nur diese Zeile, so bleiben offene Rechnungen in AFAS zu Unrecht offen und Ihnen fehlt der Einblick in Gebühren und Chargebacks. Die Lösung besteht darin, einen Auszug mit den zugrunde liegenden Transaktionen zu importieren — nicht nur die Batch-Auszahlung.

Welchen Adyen-Bericht wählen Sie?

Adyen liefert keine fertige MT940- oder CAMT.053-Datei für Ihre Buchhaltung. Im Adyen Customer Area finden Sie unter Reports jedoch die benötigten Quelldateien:

• Settlement detail report — pro Settlement-Batch eine Aufstellung aller Zahlungen, Gebühren, Refunds und Chargebacks. Verfügbar als CSV. Dies ist der Bericht, den Sie für die Buchhaltung verwenden.
• Payment accounting report — alle Zahlungen eines Zeitraums, unabhängig von der Auszahlung. Geeignet zur Analyse, weniger zur Abstimmung.

Für AFAS eignet sich der Settlement detail report am besten: die Summe der Transaktionen abzüglich der Gebühren stimmt mit der Batch-Auszahlung auf Ihrem Bankkonto überein. Die Differenz buchen Sie auf ein separates Sachkonto, beispielsweise Zahlungsdienstleisterkosten.

Vorgehen im Überblick

1. Legen Sie in AFAS ein separates Bankjournal mit Verrechnungskonto für Adyen an.
2. Laden Sie pro Batch den Settlement detail report aus dem Adyen Customer Area herunter.
3. Konvertieren Sie die CSV mit StatementBridge in MT940 oder CAMT.053.
4. Importieren Sie die Datei in das Adyen-Bankjournal.
5. Buchen Sie die Batch-Auszahlung als interne Umbuchung zwischen dem Adyen-Verrechnungskonto und Ihrem Bankkonto.
6. Buchen Sie Gebühren, Refunds und Chargebacks auf die richtigen Sachkonten.

Schritt 1 — Adyen-Bankjournal in AFAS anlegen

1. Gehen Sie in AFAS zu Allgemein → Verwaltung → Journale (oder Einrichtung in Ihrer Umgebung).
2. Fügen Sie ein neues Journal vom Typ Bank hinzu.
3. Geben Sie ihm eine erkennbare Beschreibung, beispielsweise Adyen Verrechnungskonto.
4. Verknüpfen Sie es mit einem Sachkonto der Klasse flüssige Mittel, beispielsweise 1085 Adyen Verrechnungskonto.
5. Tragen Sie eine fiktive IBAN ein. Verwenden Sie eine erkennbare Folge, die keine echte Bank vergibt, wie NL00ADYE0000000000.
6. Speichern Sie das Journal.

Dieses Journal wird zum „Zwischenkonto“, auf dem Adyen-Transaktionen eingehen, bevor die Batch-Auszahlung auf Ihre echte Bank gebucht wird. Verarbeiten Sie mehrere Merchant Accounts? Verwenden Sie dann pro Account ein eigenes Bankjournal mit fiktiver IBAN.

Schritt 2 — Settlement detail report aus Adyen herunterladen

1. Melden Sie sich im Adyen Customer Area an.
2. Gehen Sie zu Reports und wählen Sie den richtigen Merchant Account.
3. Öffnen Sie den Settlement detail report für den Batch, den Sie verarbeiten möchten.
4. Laden Sie den Bericht als CSV herunter und speichern Sie ihn an einem festen Ort (beispielsweise \Adyen\Settlements\2026\).
5. Notieren Sie die Batchnummer; diese verwenden Sie später zur Abstimmung der Bankzeile.

Der Bericht führt pro Zeile die abgewickelten Zahlungen, Refunds, Chargebacks und die Gebühren (Markup, Scheme Fees, Interchange) auf. Sie stimmen die Zeilen über die Psp Reference oder Merchant Reference aus dem Bericht mit Ihren Rechnungen ab.

Schritt 3 — CSV in MT940 oder CAMT.053 konvertieren

AFAS verarbeitet MT940 und CAMT.053 standardmäßig, jedoch keine Adyen-CSV. Mit StatementBridge wandeln Sie die Datei in wenigen Sekunden um:

1. Öffnen Sie die Konvertierungs-App.
2. Laden Sie den Adyen Settlement detail report (CSV) hoch.
3. Wählen Sie Adyen als Quelle und wählen Sie MT940 oder CAMT.053 als Ziel.
4. Tragen Sie die fiktive IBAN ein, die Sie in Schritt 1 mit dem Adyen-Bankjournal verknüpft haben.
5. Laden Sie die konvertierte Datei herunter.

Mehr zur Vorgehensweise erfahren Sie unter CSV in MT940 konvertieren und CSV in CAMT.053 konvertieren. Unsicher beim Format? MT940 vs. CAMT.053: Was ist der Unterschied? hilft Ihnen bei der Wahl.

Schritt 4 — Import in AFAS

1. Gehen Sie in AFAS zu Finanzen → Bank → Elektronischen Kontoauszug einlesen.
2. Wählen Sie das Adyen-Bankjournal, das Sie in Schritt 1 angelegt haben.
3. Laden Sie die MT940- oder CAMT.053-Datei hoch.
4. Prüfen Sie, dass die IBAN in der Datei mit der IBAN des Journals übereinstimmt.
5. Bestätigen Sie den Import und öffnen Sie den Auszug zur Verarbeitung.

Für die allgemeine Importprozedur verweisen wir auf Kontoauszüge in AFAS importieren. Die Vorgehensweise mit Zahlungsdienstleistern verläuft identisch; siehe auch AMEX, PayPal, Stripe in AFAS importieren.

Schritt 5 — Batch-Auszahlung, Gebühren und Chargebacks buchen

Im Adyen-Bankjournal stehen nun alle einzelnen Transaktionen. Auf Ihrem Geschäftsbankjournal steht eine Zeile: die Batch-Auszahlung von Adyen. Verarbeiten Sie diese wie folgt:

• Batch-Auszahlung auf Geschäftskonto → als interne Umbuchung zwischen 1085 Adyen Verrechnungskonto und Ihrem Bankkonto buchen.
• Gebühren (Transaktionskosten) → auf ein Sachkonto Zahlungsdienstleisterkosten oder Bankkosten buchen.
• Refunds → gegen den ursprünglichen Debitor buchen.
• Chargebacks → auf ein separates Sachkonto Chargebacks buchen, damit sie in Ihrem Reporting sichtbar bleiben.

Am Ende jeder Periode ist der Saldo auf 1085 Adyen Verrechnungskonto null, abgesehen von einem eventuell noch offenen Batch. Ein unerklärlicher Saldo deutet auf einen fehlenden oder doppelt importierten Settlement detail report hin.

Häufige Stolperfallen

• Bankzeile direkt auf Debitoren buchen. Teilen Sie den Batch zuerst in einzelne Transaktionen auf; erst dann bleiben die Debitoren korrekt.
• Reserven übersehen. Adyen kann einen Teil des Umsatzes vorübergehend als Reserve einbehalten. Diese Zeile gehört auf das Verrechnungskonto, nicht auf den Umsatz.
• Gebühren im Umsatz belassen. Buchen Sie Gebühren auf ein separates Sachkonto; das hält Ihre Umsatzzahl sauber für Umsatzsteuer und Reporting.
• Mehrere Merchant Accounts vermischen. Verwenden Sie pro Account ein eigenes Bankjournal mit Verrechnungskonto und fiktiver IBAN.

Datei von AFAS nicht akzeptiert?

Erhalten Sie eine Fehlermeldung wie Unbekanntes Format oder IBAN nicht erkannt? Mit StatementBridge konvertieren Sie den Adyen-Bericht doch noch in eine AFAS-freundliche MT940- oder CAMT.053-Datei mit der richtigen IBAN.